La crise actuelle signifie, pour beaucoup d’entre nous, une remise en question de nos projets pour l’année et de nos habitudes de travail. Comment faire face à cette situation inédite ? Quelles pratiques mettre en place afin de rebondir rapidement et d’affronter sereinement ce nouveau quotidien ? Dans cette vidéo, nous verrons comment (re)planifier notre année selon cette nouvelle temporalité et comment traduire ce nouveau calendrier en une série d’actions à mettre en pratique dès aujourd’hui. Il s’agit d’un excellent exemple de management visuel pour les entreprises.
La méthode présentée dans la vidéo est découpée en deux parties : une première partie dédiée à la planification et une seconde partie plus ancrée dans l’action.
Vous souhaitez vous lancer ? Prévoyez au moins une heure, voire plus selon la taille et la complexité de votre projet et de votre situation.
Voici votre checklist :
- Installez-vous dans un endroit calme, dédié au travail.
- Réunissez tous les éléments qui vous permettront d’aborder chacun de vos projets de l’année : ordinateur, documents, manuels, emails, croquis, etc. ainsi qu’un crayon et plusieurs fiches Foglietto.
- Choisissez un code, par couleurs ou par motif de fiches (par exemple, les fiches bleues pour les projets commerciaux, les fiches jaunes pour les projets de communication, etc.).
- Notez tous les projets et toutes les idées qui vous viennent à l’esprit, en utilisant une fiche par projet et en détaillant le plus possible.
- Une fois cela fait, étalez toutes vos fiches devant vous et cherchez à regrouper, optimiser et prioriser les projets.
- Tracez au sol, sur un mur ou sur une grande feuille de papier un tableau de neuf cases à l’aide de masking tape. Chaque case correspond à un mois de l’année en cours.
- Placez vos fiches/projets dans la case correspondant à leur mois de réalisation. N’hésitez pas à demander l’avis d’un collaborateur ou d’un collègue (par visioconférence bien sûr !) et à tester différents calendriers et différents agencements.
- Si vous n’avez pas la possibilité de conserver ce tableau ainsi, prenez-le en photo avant de ranger les fiches par ordre chronologique dans leur boîte Scatola.
- Commencez par prendre les fiches du mois en cours. Listez toutes les actions à accomplir pour réaliser chacune de ces fiches/projets sur une autre carte. Rentrez dans le détail.
- Priorisez chaque action en lui attribuant un chiffre de 1 à 5. 1 étant le plus haut degré de priorité, 5 le plus bas. Vous avez des difficultés à savoir quelles actions prioriser ? Rendez-vous sur notre article consacré à la gestion du temps, où nous vous présentons plusieurs méthodes pouvant vous y aider.
- Estimez, pour chaque action, le temps nécessaire à sa réalisation. Prévoyez toujours une marge de sécurité : vous n’êtes pas un robot et les baisses de motivation sont normales…
- Vous obtiendrez ainsi votre planning pour le mois ! Vérifiez que le volume d’heures ainsi estimé pour vos projets du mois est réaliste. Si ce n’est pas le cas, réajustez votre calendrier et vos priorités.
- Procédez ainsi pour toute l’année. Cela vous permettra d’ores et déjà de voir quelles actions vous pouvez réaliser, dès aujourd’hui, pour quand l’activité reprendra normalement.
