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Comment re planifier son année et organiser ses journées

Comment (re)planifier son année et organiser ses journées ?

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La crise actuelle signifie, pour beaucoup d’entre nous, une remise en question de nos projets pour l’année et de nos habitudes de travail. Comment faire face à cette situation inédite ? Quelles pratiques mettre en place afin de rebondir rapidement et d’affronter sereinement ce nouveau quotidien ? Dans cette vidéo, nous verrons comment (re)planifier notre année selon cette nouvelle temporalité et comment traduire ce nouveau calendrier en une série d’actions à mettre en pratique dès aujourd’hui. Il s’agit d’un excellent exemple de management visuel pour les entreprises.

La méthode présentée dans la vidéo est découpée en deux parties : une première partie dédiée à la planification et une seconde partie plus ancrée dans l’action.

Vous souhaitez vous lancer ? Prévoyez au moins une heure, voire plus selon la taille et la complexité de votre projet et de votre situation.

Voici votre checklist :

  1. Installez-vous dans un endroit calme, dédié au travail. 
  2. Réunissez tous les éléments qui vous permettront d’aborder chacun de vos projets de l’année : ordinateur, documents, manuels, emails, croquis, etc. ainsi qu’un crayon et plusieurs fiches Foglietto.
  3.  Choisissez un code, par couleurs ou par motif de fiches (par exemple, les fiches bleues pour les projets commerciaux, les fiches jaunes pour les projets de communication, etc.).
  4. Notez tous les projets et toutes les idées qui vous viennent à l’esprit, en utilisant une fiche par projet et en détaillant le plus possible.
  5. Une fois cela fait, étalez toutes vos fiches devant vous et cherchez à regrouper, optimiser et prioriser les projets.
  6. Tracez au sol, sur un mur ou sur une grande feuille de papier un tableau de neuf cases à l’aide de masking tape. Chaque case correspond à un mois de l’année en cours.
  7. Placez vos fiches/projets dans la case correspondant à leur mois de réalisation. N’hésitez pas à demander l’avis d’un collaborateur ou d’un collègue (par visioconférence bien sûr !) et à tester différents calendriers et différents agencements.
  8. Si vous n’avez pas la possibilité de conserver ce tableau ainsi, prenez-le en photo avant de ranger les fiches par ordre chronologique dans leur boîte Scatola.
  9. Commencez par prendre les fiches du mois en cours. Listez toutes les actions à accomplir pour réaliser chacune de ces fiches/projets sur une autre carte. Rentrez dans le détail. 
  10. Priorisez chaque action en lui attribuant un chiffre de 1 à 5. 1 étant le plus haut degré de priorité, 5 le plus bas. Vous avez des difficultés à savoir quelles actions prioriser ? Rendez-vous sur notre article consacré à la gestion du temps, où nous vous présentons plusieurs méthodes pouvant vous y aider.
  11. Estimez, pour chaque action, le temps nécessaire à sa réalisation. Prévoyez toujours une marge de sécurité : vous n’êtes pas un robot et les baisses de motivation sont normales…
  12. Vous obtiendrez ainsi votre planning pour le mois ! Vérifiez que le volume d’heures ainsi estimé pour vos projets du mois est réaliste. Si ce n’est pas le cas, réajustez votre calendrier et vos priorités. 
  13. Procédez ainsi pour toute l’année. Cela vous permettra d’ores et déjà de voir quelles actions vous pouvez réaliser, dès aujourd’hui, pour quand l’activité reprendra normalement.
Vous avez testé cette méthode ou avez d’autres exemples de management visuel pour entreprise à partager ? Rendez-vous sur notre page Instagram.
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