Die Worte „visuelles Management“ sind oft beängstigend. Zu ernst, zu abweisend, wir können uns nur schwer vorstellen, dass sie außerhalb der Büros eines großen Unternehmens angewendet werden. Die Realität, die sich hinter diesen Worten verbirgt, könnte nicht einfacher und universeller sein. Es lässt sich mit diesem alten Sprichwort zusammenfassen: Eine Zeichnung sagt mehr als tausend Worte. Das Sehen ist in der Tat derjenige unserer fünf Sinne, mit dem wir die größte Menge an Informationen am schnellsten verarbeiten. Visuelle Erleichterung (die wir dem Begriff visuelles Management vorziehen) ist in der überwiegenden Mehrheit unserer täglichen Aktivitäten bereits vorhanden, ohne dass wir uns dessen überhaupt bewusst sind. Nehmen wir zum Beispiel den Transport. Wir wissen sehr gut, dass eine durchgezogene Linie auf der Straße bedeutet, dass wir nicht überholen können, während eine gestrichelte Linie es uns erlaubt. Es bedarf keines Schildes, das uns in voller Länge darauf hinweist: „Jetzt dürfen Sie 200 Meter lang überholen.“ Visuelle Erleichterung ist manchmal so einfach! Hier haben wir fünf visuelle Erleichterungstools ausgewählt, die alle sehr einfach einzurichten sind und schnelle und konkrete Auswirkungen auf Ihre tägliche Organisation haben.

1. Motivation aufrechterhalten: der Countdown (auch bekannt als die Grundlagen der visuellen Erleichterung)

Unterschätzen Sie nicht die Kraft eines einfachen kleinen Foglietti! Der gut sichtbar platzierte Countdown ist eine hervorragende Möglichkeit, das Endziel nicht aus den Augen zu verlieren und so den kleinen Aufgaben des Alltags einen Sinn zu geben.

Wählen Sie den nächsten großen Schritt in Ihrem Projekt, das Ende Ihres aktuellen Projekts, ein wichtiges Meeting, auf das Sie sich im Voraus vorbereiten müssen, oder einfach den Starttermin eines Projekts, an dem Sie arbeiten. 

Platzieren Sie es an einem leicht zugänglichen Ort, an dem Sie es täglich sehen, idealerweise in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes oder an einem gemeinsamen Ort, wenn Sie im Team arbeiten. Wenn Sie das Datum jeden Tag manuell ändern müssen, können Sie sich des Zeitablaufs und der erzielten Fortschritte (oder Verspätung!) bewusst werden und so Ihre Motivation aufrechterhalten.

Denken Sie auch daran, den Namen des Fälligkeitsdatums auf Ihrem Foglietti oder daneben zu notieren. Wenn Sie es einfach jeden Tag lesen, verlieren Sie es nicht aus den Augen.

2. Risiken begrenzen: die Spinne der Sucht

Es ist gut, sich Fristen vorzustellen, um gelassener darauf zuzugehen, aber noch besser ist es, das Risiko einer Verzögerung zu begrenzen und unsere Chancen zu erhöhen, diese Frist einzuhalten. Um dies zu erreichen, empfehlen wir Ihnen, die Suchtspinnen-Übung auszuprobieren.

Mit der Dependency Spider können Sie die Personen oder Personengruppen visualisieren, auf die Sie bei der Durchführung Ihrer Projekte angewiesen sind. Dies können Lieferanten, Kollegen, ein Kunde sein, der Ihnen seine Bestellung senden muss, oder sogar Ihr Vorgesetzter, dessen Bestätigung überfällig ist.

Zeichnen Sie in die Mitte Sie oder Ihr Team und um Sie herum alle Personengruppen, mit denen Sie im Rahmen Ihrer Arbeit verbunden sind. Versuchen Sie, spezifisch genug zu sein. Geben Sie beispielsweise im Fall von Lieferanten nicht einfach eine Gruppe „Lieferanten“ ein, sondern zeichnen Sie für jeden Lieferanten eine Gruppe. Verbinden Sie alle diese Suchtquellen mit dem Zentrum Ihrer Spinne (d. h. Ihnen). Idealerweise und um den visuellen Effekt zu maximieren, schreiben Sie die Namen nicht nur auf, sondern verknüpfen Sie sie mit Symbolen, Fotos oder Avataren, die diese Gruppen repräsentieren.

Sobald eine dieser Gruppen Ihren Fortschritt blockiert oder Sie zum Warten zwingt, platzieren Sie täglich ein Foglietti auf der Verbindungslinie. Beschreiben Sie darauf klar und einfach den Grund der Sperrung und deren Folgen, vermerken Sie außerdem den Namen der Gruppe, die die Sperrung verursacht hat, sowie deren Startdatum. Sobald die Blockade behoben ist, notieren Sie das Datum der Lösung auf dem entsprechenden Blatt.

Aktualisieren Sie Ihre Suchtspinne täglich. Sie können entscheiden, es für ein gesamtes Projekt oder über einen bestimmten Zeitraum, beispielsweise ein Quartal, beizubehalten, um Ihre Abhängigkeitsquellen zu analysieren. Fotografieren Sie am Ende des gewählten Zeitraums Ihre Spinne und sammeln Sie alle blockierten Foglietti ein. Analysieren Sie sie, allein oder im Team, und versuchen Sie für jeden einzelnen herauszufinden, wie die Blockade hätte vermieden oder verkürzt werden können. Wenn die Blockaden in einer Gruppe immer wieder auftreten und stärker ausgeprägt sind, müssen Sie möglicherweise etwas tiefer graben …

3. Verwalten Sie Ihre Zeit besser: Unterbrechungsanzeigen

Ebenso können Sie die Unterbrechungen, mit denen Sie täglich konfrontiert sind, mithilfe von Unterbrechungsmessgeräten überwachen und analysieren. Diese Übung ermöglicht es Ihnen, Ihre wahren Ursachen für Störungen zu identifizieren und mögliche Gefühle gegenüber einem Kollegen, einem Kunden oder einem Lieferanten in konkrete Daten umzuwandeln, die es Ihnen ermöglichen, mit ihnen echte Veränderungen einzuleiten.

Hier bieten wir zwei Möglichkeiten an, dies zu tun. Das eine ist einfacher und prägnanter, das andere reichhaltiger und dokumentierter. Es liegt an Ihnen, zu entscheiden, welches am besten zu Ihrer Situation passt. Zeichnen Sie „Maßstäbe“ auf Foglietti oder an eine Wand (in diesem Fall mit Klebeband), die jeweils einer Unterbrechungsquelle entsprechen. Jedes Mal, wenn eine dieser Quellen Ihre Arbeit unterbricht, füllen Sie ein Blatt aus, in dem Sie die Unterbrechung und ihre Folgen klar und prägnant beschreiben, und platzieren Sie es in Ihrem Messgerät oder in einer Farbe in einer Kerbe Ihres Messgeräts.

Legen Sie entweder ein Zeitlimit fest (zum Beispiel: „Ich werde diese Informationen am 30. des Monats analysieren“) oder einen maximalen Unterbrechungsschwellenwert (zum Beispiel: „Ich werde diese Informationen analysieren, sobald ein Messgerät 5 Unterbrechungen erreicht hat“). Analysieren Sie dann die Interrupts. Versuchen Sie auch hier Lösungen zu finden und schlagen Sie diese Ihrem Gesprächspartner vor. Wenn Sie den Austausch mit konkreten Fakten beginnen, die Sie aufgelistet haben, und nicht mit einem Gefühl, das von Natur aus subjektiv und voller Emotionen ist, wird dies konstruktiver sein und von Ihrem Gesprächspartner besser akzeptiert werden. 

4. Bewältigen Sie Ihren Stress besser: das Stressbarometer

Ein weiteres visuelles Moderationstool, mit dem Sie möglicherweise hitzige oder heikle Diskussionen oder Situationen im Vorfeld entschärfen können, ist das Stressbarometer. Wie alle anderen in diesem Artikel vorgestellten Tipps kann dieses Barometer unabhängig davon verwendet werden, ob Sie alleine oder im Team arbeiten.

Nehmen Sie dazu vier Foglietti in vier verschiedenen Farben. Definieren Sie in Ihren eigenen Worten vier Stress-/Zenialitätsstufen, die Sie wahrscheinlich erleben werden. Schreiben Sie jedes Level auf ein Foglietto, entsprechend dem Farbcode, der Sie am meisten anspricht. Wenn Sie kreativ sind, zögern Sie nicht, Designs hinzuzufügen, die für sich selbst sprechen.

Anschließend diese Foglietti mit Kreppband zusammenfügen. Hängen Sie diese hübsche Stimmungskette zum Schluss an die Wand, am besten am Eingang Ihres Büros. Jeden Morgen, wenn Sie im Büro ankommen, teilen Sie Ihren Besuchern Ihren Stresslevel für den Tag mit, indem Sie einen kleinen Clip am entsprechenden Foglietti bewegen. 

Wenn Sie in einem Team arbeiten, ist dies eine Gelegenheit, sich zu Beginn des Tages eine Minute Zeit zu nehmen, um die Gemütsverfassung aller zu beobachten und sich aufeinander abzustimmen. Wenn Sie hingegen alleine arbeiten, gibt Ihnen dieser kurze Moment der Selbstbeobachtung die Möglichkeit, sich Ihrer Gemütsverfassung bewusst zu werden und diese ggf. zu korrigieren (z. B. indem Sie an diesem Tag etwas toleranter mit sich selbst umgehen) oder Ihre Stimmung anzupassen tägliche Aufgaben entsprechend. Reservieren Sie mehr soziale Aktivitäten, zum Beispiel Kundenbesprechungen, für entspanntere Tage!

Bonus: Einer der großen Vorteile von Foglietto-Karten gegenüber Post-its und Notizbüchern besteht darin, dass Sie Ihre Karten bedrucken können. Hier zeigen wir Ihnen wie .

5. Stärken Sie Ihr Selbstvertrauen: das Tagesziel oder eine wohlwollende visuelle Erleichterung

Einfach, aber effektiv: Nehmen Sie sich zu Beginn des Tages die Zeit, eine Sache zu definieren, die Sie heute erreichen möchten, und schreiben Sie sie dann auf ein Blatt Papier, das Sie den ganzen Tag gut sichtbar aufbewahren. 

Ziel ist es nicht, ehrgeizig zu sein, sondern Ihr Selbstvertrauen zu stärken, indem Sie sich Ihrer Erfolge bewusst werden. Werfen Sie deshalb Ihre täglichen Foglietti nicht weg, sondern bewahren Sie sie sorgfältig auf und nehmen Sie sie gelegentlich zur Bestandsaufnahme heraus.

Lassen Sie sich von Ihrer kreativen Ader leiten und erstellen Sie Poster mit Ihren größten Erfolgen des Monats, die alle Ihre täglichen Ziele zusammenfassen. Veröffentlichen Sie es irgendwo und bewundern Sie es und genießen Sie die Fortschritte, die Sie gemacht haben, sobald Sie spüren, dass Ihre Motivation und Ihr Selbstwertgefühl nachlassen.

In Summe...

Visuelle Unterstützung ist für jeden gedacht, egal ob Sie Angestellter, Unternehmer, Leiter eines multinationalen Unternehmens oder Ihres eigenen Kleinunternehmens sind. Es ist eine klare und einfache Möglichkeit, Informationen zu kommunizieren und zu verstehen, aber auch eine Situation zu analysieren. 

Aufgrund seiner Farben, seiner verschiedenen Muster, seines kleinen Formats, seiner Robustheit und seiner modularen und 100 % flexiblen Beschaffenheit ist Foglietto das ideale Werkzeug für den Einstieg in die visuelle Erleichterung. Seien Sie sich bewusst, dass das ultimative Ziel der visuellen Erleichterung darin besteht, Ihnen das Leben zu erleichtern. Sie können sich also völlig frei Ihre eigenen Werkzeuge vorstellen, sie testen und experimentieren, um diejenigen zu finden, die am besten zu Ihrer Situation und Ihren Bedürfnissen passen. Ihre Bedürfnisse.

Es gibt viele andere Methoden, eine der bekanntesten (und ergiebigsten) ist die Kanban-Methode. Hier finden Sie auch unseren Artikel „So erstellen Sie Ihre Kanban-Wand in 5 Schritten“ . 

*Einige der hier vorgestellten visuellen Moderationstools sind von den Methoden des agilen Trainers Jimmy Janlén inspiriert.