Sind Sie in der Planung eines Projekts verloren? Möchten Sie Ihr Budget effizienter verfolgen? Visuelles Management ist wie für Sie gemacht! Egal, ob Sie Teamleiter, Projektmanager, Freiberufler sind oder einfach nach einer Möglichkeit suchen, Ihre Ausgaben besser zu verwalten, diese Arbeitsmethode soll Ihnen das Leben erleichtern. 

Warum ein Budget mit visuellem Management verwalten?

Wir haben bereits erwähnt, dass die Bevorzugung visueller Tools Ihnen viel Zeit und mentale Belastung ersparen kann. Der Verlauf und die Überwachung verschiedener Phasen sind so für das Auge leichter erkennbar und verständlich . Wenn wir im Team arbeiten, ist das auch eine Gelegenheit, einfacher zu kommunizieren, ohne Überflüssiges und indem wir auf das visuelle Gedächtnis aller zurückgreifen.

Im Rahmen der Haushaltsführung ist es mehr oder weniger dasselbe. Die Idee besteht darin , das Verständnis historischer und prognostizierter Informationen auf einen Blick zu erleichtern . Verdienen wir Geld? Verlieren wir welche? Hatten wir die Zeiträume der Geldausgabe und des Geldeingangs richtig identifiziert? Wie hoch sind die Fixkosten bzw. können wir Geld sparen?

Mit der visuellen Verwaltung wird Ihre Buchhaltung einfacher! Durch die Materialisierung dieser Daten auf einem Medium können Sie eine schnelle Verwaltung durchführen, Ihre Fehler nebenbei korrigieren oder besser analysieren, was funktioniert hat und was nicht.

Dadurch ist es auch möglich, Ausgaben oder Veränderungen über ein Jahr hinweg zu visualisieren und Geldein- oder -ausgänge zu planen. Auf diese Weise können Sie das Jahr gelassener angehen, sei es auf finanzieller Ebene („Habe ich genug zum Investieren?“ oder „Muss ich mit meinen zukünftigen Ausgaben vorsichtig sein“) oder auf personeller Ebene („Dieser Dienst hat …“) dieses Jahr ausreichend profitabel war, warum nicht eine zusätzliche Person einstellen?“).

Kurz gesagt bedeutet die Verwaltung Ihres Budgets mithilfe eines visuellen Managements, dass Sie Zeit sparen und bei Problemen schnell reagieren können, um sich kontinuierlich zu verbessern und vorauszuplanen.

Schritt 1: Bestimmen Sie das zu verwaltende Budget (Was?)

Die Grundidee ist einfach: Komprimieren und vereinfachen Sie wichtige Finanzereignisse, um schnell zu analysieren, ob Sie Gewinne oder Verluste erwirtschaften.

Dazu können Sie auswählen, welche Art von Budget Sie verwalten möchten:

• ein Budget für ein bestimmtes Projekt (Einführung einer Produktreihe, Erstellung eines Produkts oder einer Website),
• ein globaleres Budget (z. B. für eine Aktivität, eine Dienstleistung, einen Ausgabenposten oder eine Abteilung),
• oder einfacher gesagt, die Zu- und Abflüsse des Cashflows des Unternehmens.

Je mehr Variablen es gibt, desto mehr müssen Sie natürlich einen Weg finden, Ihr Board leichter lesbar zu machen .

Schritt 2: Wählen Sie Ihre Trainingsdauer (Wann?)

Es ist wichtig, Ihren Überwachungsfilter für Tag, Woche, Quartal oder Monat auszuwählen, der dann die Form Ihrer Tabelle bestimmt. 

Im beruflichen Umfeld sprechen wir überwiegend von Quartalen oder Geschäftsjahren , um verspätete Rechnungsstellung und Zahlung weiterzugeben. Die Idee besteht darin, Ihre Finanzüberwachung auf einem Blatt Papier oder einer Notizkarte festzuhalten und dann eine Bestandsaufnahme jedes vergangenen Monats zu machen, um sie auf Ihrem Tisch niederzuschreiben.

Schritt 3: Konfigurieren Sie Ihren Überwachungsplan (Wie?)

Sie können sich für eine visuelle, aber detaillierte Version entscheiden.

• Nehmen Sie eine weiße Wand, die Sie mit Klebeband in 12 Spalten oder Kästchen unterteilen, die jedem Monat entsprechen. Zu diesen Spalten können Sie Zeilen hinzufügen, wenn Sie mehrere Ausgabenposten gleichzeitig verwalten möchten. Hauptsache, es bleibt lesbar.

• Nehmen Sie gleichzeitig eine Notizkarte und notieren Sie die monatlichen Geldeingänge und -ausgänge . Wählen Sie im Rahmen einer Aktivität/eines Projekts, die der Saisonalität oder Hoch- und Tiefperioden unterliegt, farbige Blätter aus, um sie leicht zu identifizieren: blaue Blätter zum Beispiel für den Winter und gelbe für den Sommer, damit Sie eine bessere Vorstellung davon haben, wann Saisonperioden beginnen und wann Ende für Ihr Unternehmen. Um „flüchtige“ Ausgaben (Quittungen, Rechnungen) regelmäßig zu überwachen, bewahren Sie sie in einem Organizer auf. Sie können Ihre Belege nach Art der Ausgaben, Wochen usw. sortieren. und sie leichter zu identifizieren.
• Machen Sie am Ende des Monats eine Bilanz , um herauszufinden, ob Sie profitabel waren oder nicht.  Stecken Sie dann Ihr Blatt in die Box des entsprechenden Monats und kategorisieren Sie es nach seinem Break-Even-Punkt, indem Sie einen visuellen Code wie Aufkleber, ein Markierungssymbol oder sogar mehrfarbige Magnete verwenden. Grüner Magnet, profitabler Monat, gelb, ausgeglichen und rot, Defizit zum Beispiel!

Wenn Sie einen Schritt zurücktreten, können Sie sich dank dieser einfachen und übersichtlichen visuellen Methodik einen Überblick über den Gesamtstatus Ihrer Budgetüberwachung verschaffen.

Somit hat das gesamte Team im Rahmen einer professionellen Projektüberwachung einen Gesamtüberblick über die finanzielle Gesundheit des Projekts. Dieses kollaborative Verhalten vermeidet viele Fragen und kann sogar die Proaktivität und Motivation Ihres Teams steigern.

Verwalten Sie Ihr Budget mit visueller Verwaltung: den Tools

Möchten Sie in das visuelle Management einsteigen, um Ihre Projekte oder Ihre Finanzen besser zu verwalten? Foglietto bietet Ihnen wichtige Kits und Werkzeuge für den Einstieg:

• das „Kanban-Methode“-Kit zur Personalisierung Ihrer Wand, 
• anpassbare Blätter nach Ihren Wünschen oder Bedürfnissen, 
• oder unsere Mini-Tutorials , um Ihre verschiedenen Folgemaßnahmen noch weiter voranzutreiben.

So können Sie mit einer materialisierten und effektiven Budgetverwaltung beginnen! Für noch mehr Auswahl und Schreibwaren-Tools besuchen Sie unseren Online-Shop . Und um mehr über visuelles Management zu erfahren, folgen Sie dem Foglietto-Leitfaden.