Die Kanban-Methode ist eine agile visuelle Managementmethode. Es wird häufig in der IT-Entwicklungsumgebung eingesetzt und kann an alle Arten von Projekten angepasst werden, ob privat oder beruflich, individuell oder kollaborativ. Sie können eine Kanban-Wand erstellen, um Haushaltsaufgaben innerhalb Ihrer Familie oder Ihres Mitbewohners zu verteilen, ein Unternehmen zu gründen, eine Veranstaltung zu organisieren oder ein neues Produkt auf den Markt zu bringen oder sogar alles auf einmal!

Äußerst einfach einzurichten, skalierbar, kollaborativ … Die Vorteile der Kanban-Wand sind zahlreich. Bei Foglietto nutzen wir es seit langem, sowohl für unser tägliches Management als auch für unsere langfristigen Ziele.

Der folgende Artikel soll Ihnen einen nicht erschöpfenden Überblick über alle Möglichkeiten geben, die die Kanban-Methode bietet. Es liegt dann an Ihnen, sie entsprechend dem anzupassen, was Ihrer Meinung nach für Ihr Projekt am relevantesten ist. Mit den Schritten 1 und 2 erstellen Sie eine einfache Kanban-Wand. Die folgenden Schritte sind optional, je nachdem, wie Sie es verwenden möchten. Bei jedem Schritt geben wir Ihnen unsere kleinen Tipps für die optimale Anwendung mit Foglietto. Andiamo!

Schritt 1 – Definieren Sie alle auszuführenden Aktionen

Dieser erste Schritt könnte nicht einfacher sein! Nehmen Sie Ihren Notizblock mit den Foglietto-Karten und notieren Sie auf jeder Karte eine Aktion, die Sie ausführen möchten. Sie können auf verschiedene Detailebenen eingehen, aber um nicht mit Karten überschüttet und überhäuft zu werden, empfehlen wir Ihnen, sich pro Karte eine Hauptaktion zu notieren, die Sie dann auf derselben Karte detailliert beschreiben. Idealerweise sollte jedes Blatt maximal einen Arbeitstag darstellen.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie müssen einen Artikel für Ihren Blog oder den Blog Ihres Unternehmens erstellen. Schreiben Sie auf ein Blatt „Einen Artikel veröffentlichen“ und beschreiben Sie dann auf demselben Blatt alle Unteraktionen, die zur Durchführung dieser Aktion erforderlich sind: Definieren Sie das Thema, führen Sie Recherchen durch, schreiben Sie den Text, erstellen Sie die visuellen Elemente, formatieren Sie usw. Dadurch können Sie Ihre Aktionen noch besser nachvollziehen.

Seien Sie abschließend so ausführlich wie möglich, damit Sie Ihre Arbeitslast besser realisieren und in den folgenden Phasen bestmöglich verteilen können.

💡 Sie können einen Farbcode verwenden, indem Sie für jede Farbe des Foglietto-Blatts oder für jede Farbe des Abdeckbands (siehe nächster Schritt) eine Prioritätsstufe, einen Aspekt Ihres Projekts oder ein bestimmtes Projekt auswählen, wenn Sie eine einzelne Kanban-Wand verwenden Verwalten Sie mehrere gleichzeitig oder sogar eine Person, wenn Sie Ihre Kanban-Wand kollaborativ nutzen.

Schritt 2 – Erstellen Sie die Struktur Ihrer Kanban-Wand

Der erste Schritt hat Ihren Sinn für Vorfreude und Projektion angesprochen. Dieser zweite Schritt lädt Sie dazu ein, Ihrer Fantasie und Ihren analytischen Fähigkeiten freien Lauf zu lassen.

Sie müssen anhand der in Schritt 1 aufgeführten Maßnahmen die Struktur definieren, die für Ihr Projekt und Ihre Situation am besten geeignet ist. Hier stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Eine Kanban-Wand kombiniert im Allgemeinen einen chronologischen Verlauf (Spalten) mit einer Aufgabenverteilung nach Teams, Projekten oder Aktivitäten (Zeilen), ihr großer Vorteil liegt jedoch in der Flexibilität dieses Modells, das Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen und im Laufe der Zeit weiterentwickeln können. Messen Sie die Fortschritt Ihres Projekts.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Kanban-Wand mit einer Grundstruktur zu beginnen:

• Spalte 1: „ausstehende“ Maßnahmen,
• Spalte 2: Aktionen, die sofort „zu erledigen“ sind (z. B. heute oder unter der Woche),
• Spalte 3: „in Bearbeitung“-Aktionen,
• Spalte 4: Maßnahmen „erledigt“.

Passen Sie es dann schrittweise an Ihre Bedürfnisse an:

• Fügen Sie eine Spalte „Blockaden“ für alle Aktionen hinzu, bei denen Sie blockiert werden, sei es aus externen Gründen (ein Kunde, der Ihnen die Dateien nicht rechtzeitig sendet) oder intern (Mangel an Inspiration!).
• Fügen Sie eine Spalte „Ideen zum Erkunden“ hinzu.
• Wenn Ihr Projekt selbst einer Methodik mit einer klar definierten Chronologie folgt, wie es beispielsweise in der IT-Entwicklung häufig der Fall ist, können Sie die Titel Ihrer Kolumnen daran anpassen. Die Spalten lauten dann in der Reihenfolge: Analyse, Entwicklung, Test, Bereitstellung und Wartung.
• Verwenden Sie die Spalten, um Ihr Projekt über mehrere Wochen, Monate oder sogar Jahre zu planen: In diesem Fall können Sie sogar Unterspalten „Warten“, „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“ innerhalb jeder Woche/Monat erstellen Spalte „Jahre“.
• Erstellen Sie Linien, um Aktionen auf mehrere Teams zu verteilen.
• Oder erstellen Sie Linien, um die verschiedenen Aspekte Ihres Projekts zu trennen: Design, Verwaltung, Kommunikation usw. So können Sie auf einen Blick die anspruchsvollsten Aspekte Ihres Unternehmens erkennen.

Die Möglichkeiten sind riesig und diese Liste ist bei weitem nicht vollständig. Am besten testen Sie verschiedene Konfigurationen, um diejenige auszuwählen, die am besten zu Ihnen passt.

Sobald Sie Ihre Struktur ausgewählt haben, zeichnen Sie sie mit Kreppband an einer Wand nach. Vergessen Sie nicht, dass Sie auf Klebeband schreiben können, sodass Sie es auch zum Benennen Ihrer Spalten und Zeilen verwenden können.

💡 Du wirst schnell merken, dass bestimmte Aktionen immer wiederkehren. Kehren wir zu unserem Beispiel aus Schritt 1 zurück. Unser Formular „Artikel veröffentlichen“ hat eine gute Chance, jede Woche oder jeden Monat wiederzukommen, abhängig von der Veröffentlichungshäufigkeit, die Sie selbst festgelegt haben. Wenn Sie fertig sind, werfen Sie es nicht weg! Aber fügen Sie es wieder in die Spalte „Ausstehend“ ein. An dieser Stelle empfehlen wir Ihnen auch, die wesentlichen Unteraktionen, wie oben erwähnt, mit Bleistift zu definieren und bei Bedarf mit Bleistift die Kästchen anzukreuzen oder bestimmte Unteraktionen zu den „zu erledigen“ oder „in“ hinzuzufügen Fortschritt“-Artikel wie „Kontaktieren Sie X, um ihn zu interviewen“. Hier hat Foglietto gegenüber seinem selbstklebenden Cousin einen erheblichen Vorteil.

Schritt 3 – Legen Sie Einschränkungen fest

Bisher haben wir uns selbst projiziert, wir haben geträumt, uns vorgestellt... Aber jetzt wird es Zeit, zur Realität zurückzukehren und Vorsicht walten zu lassen. Einfache kleine Tipps können Ihnen helfen, Ihre Kanban-Wand zu einem besonders effektiven Planungs- und Managementtool zu machen.

Vermutlich befinden Sie sich gerade in einer ruhigen Phase, die Ihnen die nötige Zeit für Organisation und Planung gibt oder Sie haben sich zumindest entschieden, sich diese Zeit zu gönnen. Nutzen Sie die heutige Perspektive auf Ihre Tätigkeit, um sich klare Grenzen zu setzen, die Ihnen helfen, auch in angespannteren Zeiten auf Kurs zu bleiben. Darunter können Sie beispielsweise Folgendes definieren:

• Ein Ablaufdatum für jede Aktion,
• Ein maximaler Aktionsfluss in jeder Spalte oder Box, der es Ihnen ermöglicht, die Arbeit besser über die Zeit und/oder innerhalb Ihrer Teams zu verteilen,
• Eine Prioritätsstufe für jede Aktion,
• Bei Teamarbeit ein Manager/Referent für jede Aktion.

Diese klar benannten und für alle sichtbaren Einschränkungen ermöglichen es, die kollaborative Nutzung zu fördern, indem Überlastungen bestimmter Teams oder Engpässe bei bestimmten Aktivitäten vermieden werden. Sie können sie auf dem Klebeband, mit dem Sie Ihre Platten an der Wand befestigen, oder auf der Platte selbst markieren, indem Sie einen andersfarbigen Stift verwenden, damit diese Einschränkungen deutlich sichtbar sind.

Schritt 4 – Bereichern Sie Ihre Kanban-Wand mit einem Farbcode

Zu diesem Zeitpunkt ist Ihre Kanban-Wand bereits perfekt funktionsfähig und stellt bereits ein hervorragendes Planungstool dar. Sie können jedoch noch weiter gehen, indem Sie es mit neuen Funktionen ausstatten, insbesondere durch Farbcodierung.

So können Sie Ihre Kanban-Wall zu einem Ort der Ressourcen für Sie und Ihr Team machen. Kombinieren Sie einige Ihrer „Aktions“-Blätter mit „Informationen“, „zu vermeidenden Fallstricken“ oder „Denkanstößen“, wenn Ihnen Ideen einfallen. Sie können sie unter die entsprechenden „Aktions“-Karten schieben oder in einer separaten Zeile klassifizieren, um Ihre Kanban-Wand nicht zu überfüllen. Zögern Sie in diesem Fall nicht, die Nummerierungsfunktion Ihrer Blätter zu nutzen, indem Sie jedem „Aktions“-Blatt eine Nummer zuweisen, die Sie auf die entsprechenden „Ressourcen“-Blätter übertragen.

💡Haben Sie auf Ihren Karten bereits einen Farbcode für eine andere Funktionalität verwendet? Keine Panik ! Verwenden Sie Ihren Grundfarbcode für Ihre „Ressourcen“-Blätter und unterscheiden Sie sie von Ihren „Aktions“-Blättern, indem Sie einfach ein Klebeband in einer anderen Farbe verwenden oder sie, wie oben erwähnt, in einer neuen, ihnen gewidmeten Zeile platzieren.

Schritt 5 – Arbeiten Sie täglich mit Ihrer Kanban- und Foglietto-Wand

Also ! Ihre Kanban-Wand ist fertig! Aber denken Sie nicht, dass die Geschichte hier endet. Im Gegenteil, es hat gerade erst begonnen. Damit Ihre Kanban-Wand weiterhin interessant bleibt, müssen Sie sie jetzt im gleichen Tempo wie Ihr Projekt zum Leben erwecken.

Unser Rat? Nehmen Sie sich jeden Morgen ein paar Minuten Zeit, um Ihre Wand zu beobachten und zu definieren, was Sie für den Tag tun werden. Schreiben Sie sie auf ein „To-Do“-Blatt, das Sie den ganzen Tag bei sich tragen. Wenn sich Ihre Wand nicht an der gleichen Stelle wie Ihr Arbeitsplatz befindet (das ist bei uns der Fall: Unser gemeinsames Büro erlaubt es uns nicht, uns so weit auszubreiten!), zögern Sie nicht, die Karten zu Ihrem Tag zu notieren, falls dies der Fall ist B. „Ressourcen“-Blätter oder „Aktions“-Blätter, und zum Mitnehmen, zum Beispiel dank unserer Kanban-Ordner.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, nehmen Sie sich abends auch ein paar Minuten Zeit, um Ihre Pinnwand basierend auf Ihren Tagesleistungen zu aktualisieren. Es lohnt sich und ermöglicht es Ihnen, den nächsten Tag mit einer klaren Vorstellung davon zu beginnen, wo Sie sich befinden!

💡 Die Archivio-Aufbewahrungsbox kann Ihnen auch im Alltag nützlich sein: Bestimmte abgeschlossene Dateien können Ihnen tatsächlich wieder nützlich sein, sei es, um eine Erinnerung an Ihre Arbeit zu behalten, oder einfach, weil diese Aktionen immer wiederkehren. Um zu vermeiden, dass Ihre Wand durch die Aufbewahrung dieser Karten in einer Ecke überladen wird, bewahren Sie sie in Ihrer Archivbox auf. Nutzen Sie die Trennblätter , um sie besser zu sortieren. Wenn Sie keinen großen Platz zum Erstellen Ihrer Wand haben, ist es sogar möglich, bestimmte Spalten direkt in Ihre Box zu übertragen. Dies ist beispielsweise besonders nützlich für die Spalten „Warten“ oder „Fertig“.

Zusammenfassend sind die 5 Schritte zum Erstellen einer Kanban-Wand mit Foglietto:

1. Definieren Sie alle auszuführenden Aktionen,
2. Erstellen Sie die Struktur Ihres Kanbans,
3. Einschränkungen festlegen,
4. Bereichern Sie Ihre Wand mit einem Farbcode,
5. Arbeiten Sie täglich mit Ihrer Kanban- und Foglietto-Wand.

Jetzt haben Sie alle Karten in der Hand... Es liegt an Ihnen! Senden Sie uns Fotos Ihrer Kanban-Wände per E-Mail an ciao@foglietto.fr oder direkt auf unserer Instagram-Seite !