Es gibt zwei Arten von Menschen im Leben: diejenigen, die To-Do-Listen erstellen, und diejenigen, die dies nicht tun. Unabhängig davon, ob Sie bereits zur ersten Kategorie gehören oder ernsthaft darüber nachdenken, dem „To-Doist“-Club beizutreten, könnten die folgenden Ratschläge für Sie von Interesse sein, denn sei gesagt, es gibt eine To-Do-Liste und eine To-Do-Liste…!

Es ist ein himmelweiter Unterschied zwischen der Erinnerung, die auf eine Ecke eines losen Blattes Papier gekritzelt ist, und der tatsächlichen Liste von Maßnahmen, die Ihnen helfen, den ganzen Tag oder sogar über Wochen und Monate hinweg den Überblick zu behalten. 

Es gibt so viele To-Do-Listen wie es Situationen gibt. Wir neigen oft zu der fälschlichen Annahme, dass To-Do-Listen nicht in der Lage sind, sich an lange oder komplexe Projekte anzupassen, und dass sie nur eine kleine Ergänzung unserer täglichen Organisation darstellen. 

Allerdings haben To-Do-Listen viele Vorteile: Sie steigern unsere Motivation, helfen uns, über Wasser zu kommen, entlasten unsere mentale Belastung und organisieren unsere Zeit realistisch und konkret. Sie haben auch ein erhebliches Potenzial und einige kleine, einfache Verbesserungen können es Ihnen ermöglichen, Ihre klassische To-Do-Liste mit minimalem Aufwand in ein echtes Organisationstool zu verwandeln.

1. Eine gute To-Do-Liste = Wörter + Symbole + Farben

Was die Organisation betrifft, neigen wir dazu, nur eine Sprache zu verwenden: die der Wörter. Es ist jedoch nicht immer das geeignetste. Die Tools, die wir für unsere Organisation einsetzen, müssen tatsächlich in der Lage sein, maximale Informationen mit minimalem Zeit- und Aufwand zu übermitteln. 

Warum also nicht den Reichtum der Bildsprache nutzen? Wählen Sie einen Farbcode und Symbole, die es Ihnen ermöglichen, in einem Zeichen das Äquivalent mehrerer Wörter zu kommunizieren. 

Sie können beispielsweise eine gelbe To-Do-Liste für Ihre beruflichen Aktivitäten und eine rosafarbene für Ihre persönlichen Aktivitäten wählen, Ihre vorrangigen Aufgaben in Rot schreiben oder deren Wichtigkeit durch ein passendes Piktogramm symbolisieren.

2. Nehmen Sie verschiedene Maßstäbe an

Die überwiegende Mehrheit von uns verwendet To-Do-Listen für alltägliche Aufgaben, aber das Vorankommen von Tag zu Tag hat gewisse Nachteile. Nicht zuletzt besteht das Risiko, dass Sie sich nur mit der Bewältigung von Notfällen befassen oder Ihre Maßnahmen nicht priorisieren.

Deshalb empfehlen wir Ihnen, mit Ihren größten Aufgaben zu beginnen, zum Beispiel den Projekten, die Sie bis zum Jahresende begonnen – wenn nicht abgeschlossen – haben möchten. Schreiben Sie sie auf eine To-Do-Liste „2021“. 

Anschließend unterteilen Sie jedes dieser Projekte in mehrere Blöcke, die Sie über die Monate verteilen. Wählen Sie eine oder zwei Hauptaufgaben aus, die Sie jeden Monat erledigen möchten. Sie können am Ende oder Anfang jedes Monats eine Zeit festlegen, um den kommenden Monat basierend auf den monatlichen Aufgaben zu planen, die Sie erledigen möchten. So verlieren Sie Ihre mittelfristigen Ziele nicht aus den Augen und bleiben dennoch nah an der Alltagsrealität.

3. Teilen Sie Ihre Ziele in Aufgaben auf

Apropos Ziele: Wissen Sie, wie Sie Ihre To-Do-Listen so schreiben, dass sie ihrem Hauptzweck dienen, nämlich Ihnen bei der Erledigung von Dingen zu helfen ( „to-do“ auf Englisch)?

Eine To-Do-Liste ist keine Liste mit Wünschen oder guten Vorsätzen. Es handelt sich im wahrsten Sinne des Wortes um eine To-Do-Liste. Berücksichtigen Sie dies bei der Erstellung Ihrer To-Do-Liste. Jeder Eintrag muss einer konkreten Aktion und nicht einem Ziel entsprechen.

Vergessen Sie Formulierungen wie: „Beende die Datei für Patricia“ und bevorzugen Sie weniger vage Aktionen wie: „Lesen Sie die Datei für Patricia noch einmal“ oder „Senden Sie die Datei an Patricia“.

4. Im Hinblick auf die To-Do-Liste ist Präzision die Voraussetzung für das Handeln

Achten Sie beim Verfassen Ihrer Listen ebenfalls auf Präzision. Das Definieren jeder Aktion, die an Ihrem Tag oder Ihrer Woche ausgeführt werden soll, hilft Ihnen, Ihre Zeit besser zu verwalten und eine bessere Gesamtvision Ihrer Projekte zu behalten.

Zögern Sie nicht, Ihre Aufgaben so detailliert wie möglich zu beschreiben. Anstelle von „Lesen Sie die Datei für Patricia erneut“ könnten Sie beispielsweise schreiben: „Lesen Sie die Datei für Patricia erneut und integrieren Sie alle Korrekturen“. 

Wenn Sie im Voraus über alle Aktionen nachdenken, die jeder Ihrer Aufgaben zugrunde liegen, können Sie ein besseres Bewusstsein für die Arbeit entwickeln, die auf Sie wartet, und somit realistischere Erwartungen an sich selbst haben und so Frustrationen vermeiden. .

5. Schätzen Sie die benötigte Zeit

Wenn Sie aus diesem Leitfaden nur einen Tipp zur Bewerbung auswählen müssten, wäre es dieser: Schätzen Sie den Zeitaufwand für jede Ihrer Aufgaben.

Geben Sie diese Zeit neben jeder Ihrer Aufgaben an. Wenn Sie sich entschieden haben, eine To-Do-Liste für Ihren Tag zu schreiben, denken Sie daran, dass die Anzahl der Stunden begrenzt ist! Diese Übung wird Ihnen helfen, Ihre Zeit besser einzuteilen und realistischer und nachsichtiger mit sich selbst umzugehen. 

Und vergessen Sie dabei nicht, dass wir durchschnittlich 30 % unserer Zeit damit verbringen, unvorhergesehene Ereignisse zu bewältigen! Nehmen Sie sich also etwas Zeit für alle Ihre grundlegenden „täglichen“ Aufgaben wie das Lesen und Beantworten Ihrer E-Mails sowie für unvorhergesehene Ereignisse.

6. Ihre To-Do-Liste soll Ihnen auch beim Priorisieren und Kategorisieren helfen

Kennen Sie die Organisationsregel „1, 3, 5“? Darin heißt es, dass wir maximal 1 Hauptaufgabe, 3 Nebenaufgaben und 5 Schnellaufgaben für die Erledigung unserer Tage einplanen sollten.

Aber natürlich sind Regeln auch dazu da, gebrochen zu werden. Dabei ist zu bedenken, dass es wichtig ist, die in unserer Zeit durchzuführenden Maßnahmen zu priorisieren. Und damit dies möglich ist, sollten Sie sich nicht mit dringenden und wichtigen Aufgaben überlasten.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Prioritäten zu setzen, empfehlen wir Ihnen , unseren Artikel zum Thema Zeitmanagement zu lesen und die dort vorgestellte Methode des Priorisierungsrasters zu testen. Dadurch können Sie Ihre Aufgaben entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren. Wählen Sie dann einen einfachen visuellen Code für Ihre vorrangigen Aufgaben.

7. Organisieren Sie Ihre To-Do-Liste entsprechend Ihrem Tempo

Anschließend müssen Sie dies alles in Ihrem eigenen Tempo anpassen. Der Morgen ist möglicherweise nicht die Tageszeit, zu der Ihre Produktivität ihren Höhepunkt erreicht. Für diese Zeit reservieren Sie dann die am wenigsten anspruchsvollen Aufgaben.

Laut einer englischen Studie würde es durchschnittlich 66 Tage dauern, eine neue Gewohnheit anzunehmen. Ausdauer wird hier also Ihr bester Verbündeter sein! Auch wenn die Anpassung sicherlich einige Zeit in Anspruch nehmen wird, wird sich die Strategie langfristig auszahlen.

Nach etwas mehr als zwei Monaten können Sie den Zeitaufwand für jede Aktivität perfekt einschätzen und wissen, wann Ihre Energie für eine bestimmte Aktivität am besten geeignet ist.

8. Planen Sie Belohnungen und Pausenzeiten

Zusätzlich zu den unerwarteten Ereignissen und täglichen Aktivitäten, über die wir zuvor gesprochen haben, müssen Sie über die Planung von Pausenzeiten nachdenken ... und Belohnungen! 

Sie können daher direkt nach Ihrer vorrangigen Aufgabe eine Belohnung in Ihre To-Do-Liste aufnehmen, die es Ihnen ermöglicht, eine Pause vom Tag einzulegen, bevor Sie leichteren Herzens mit Ihren sekundären Aufgaben beginnen. 

9. Nehmen Sie sich Zeit: Erstellen Sie eine To-Do-Liste für die Woche und nicht für den Tag

Auch wenn dies die To-Do-Listen sind, die wir am häufigsten erstellen, sind tägliche To-Do-Listen auch die riskantesten. Wir neigen dazu, so viele Aktivitäten wie möglich über einen relativ kurzen Zeitraum zu konzentrieren.

Wenn Sie Ihre To-Do-Liste pro Woche statt pro Tag ausfüllen, verringern Sie das Risiko, dass Sie am Ende mit einer großen Anzahl unerledigter Aufgaben konfrontiert werden. 

Bis Sie die Zeit, die Sie für alle Ihre täglichen Aktivitäten (Beantwortung von E-Mails usw.) und für unvorhergesehene Ereignisse einplanen müssen, genau abschätzen und so die Menge der am Ende der Woche nicht erledigten Aufgaben reduzieren können, werden wahrscheinlich mehrere Wochen vergehen.

Sie können daher direkt nach Ihrer vorrangigen Aufgabe eine Belohnung in Ihre To-Do-Liste aufnehmen, die es Ihnen ermöglicht, eine Pause vom Tag einzulegen, bevor Sie leichteren Herzens mit Ihren sekundären Aufgaben beginnen. 

10. Was wäre, wenn Sie nach Ihrer To-Do-Liste eine „Erledigt-Liste“ erstellen würden?

Es ist gut für die Moral … und für Ihr Endergebnis! Gehen Sie sogar über das Vergnügen hinaus, jede Ihrer erledigten Aufgaben abzuhaken, und setzen Sie sie auf eine „Erledigt-Liste“, im wahrsten Sinne des Wortes eine „Liste der erledigten Dinge“. 

Diese Übung steigert nicht nur Ihre Motivation, sondern ermöglicht Ihnen auch eine genaue Einschätzung der durchgeführten Maßnahmen, beispielsweise jeden Monat. Auf diese Weise können Sie die tatsächlich für jedes Projekt oder jede Aktivität aufgewendete Zeit analysieren.

Diese Erledigungsliste kann Ihnen dabei helfen, genauere Schätzungen vorzunehmen, was insbesondere dann sehr nützlich ist, wenn Ihre Tätigkeit die Erstellung von Angeboten auf der Grundlage Ihrer Arbeitszeit umfasst.

In Summe...

Wie schreibe ich eine effektive To-Do-Liste?

1. Verwenden Sie Wörter, Farbcodierungen und Symbole.
2. Erstellen Sie Aufgabenlisten in verschiedenen Maßstäben (Jahr, Monat, Wochen usw.),
3. Unterteilen Sie Ihre Ziele in Aufgaben,
4. Sei genau,
5. Schätzen Sie die für jede Aufgabe benötigte Zeit.
6. Priorisieren und kategorisieren Sie Ihre Aufgaben,
7. Organisieren Sie Ihre To-Do-Liste nach Ihrem eigenen Tempo,
8. Planen Sie Belohnungen und Pausenzeiten,
9. Nehmen Sie sich Zeit: Denken Sie eher an die Woche als an den Tag.
10. Erstellen Sie eine Erledigt-Liste!

Die Wirkung einer sorgfältig verfassten To-Do-Liste wird oft unterschätzt. Dieses einfache „Blatt Papier“ kann tatsächlich in vielen Situationen eine große Hilfe sein! In Kombination mit dem modularen Charakter von Foglietto können Sie es vollständig in Ihre Projekte integrieren, indem Sie beispielsweise Kanban-Ordner verwenden oder das Kartennummerierungssystem verwenden, um Notizen einfach den Aufgaben zuzuordnen, die Sie ausführen müssen. Kurz gesagt, die To-Do-Liste ist eine einfache und effektive Möglichkeit, Ihre Zeit besser zu verwalten!