Das Jahresende naht und Sie haben noch nicht alle Ziele erreicht, die Sie sich für 2019 gesetzt haben? Kalter Schweiß und Herzrasen haben Sie seit Beginn des Schuljahres nicht mehr losgelassen und Sie gehen jeden Morgen rückwärts zur Arbeit? Seien Sie versichert, wenn Sie nur noch zwei Monate Zeit haben, um Ihre To-Dos für das Jahr zu erledigen, bedeutet das, dass Sie Ihr Zeitmanagement verbessern und damit Ihren Sinn für Prioritäten entwickeln müssen, und das, ja: Es ist böse im Guten.

Zeitmanagement, Regel Nr. 1: Alles zu seiner Zeit

Diese Frage haben Sie sich in den letzten Wochen sicher gestellt: Hätte ich nicht Größenwahn gehabt? Waren mir diese Ziele nicht etwas zu ehrgeizig? Oh oh oh. Ja und? Große Träume sind keine Sünde des Stolzes, aber große Träume müssen immer mit einer weit vorausschauenden Planung einhergehen.

Wenn selbst Rom nicht an einem Tag gebaut wurde, wird Ihr Projekt sicherlich nicht in drei Tagen gebaut. Beginnen Sie also damit, alles zu überdenken und über Kalender-, Quartals- und Jahresgrenzen hinauszugehen. Denken Sie daran, dass jedes Projekt seinen eigenen Zeitrahmen hat und dass Sie sich umso mehr Zeit zum Nachdenken nehmen müssen, je ehrgeiziger oder sensibler es ist.

Lasst uns von der immer wieder gehörten Rede über die Tatsache, dass unsere Gesellschaft zu einer Gesellschaft des Unmittelbaren geworden ist, übergehen und uns auf das Wesentliche konzentrieren (wir haben schließlich keine Zeit mehr zu verlieren!): eine Reflexion, Eine wirklich einzig wahre Reflexion muss zwangsläufig über einen langen Zeitraum hinweg aufgebaut werden. Beginnen Sie also damit, Ihre Missionen und Aufgaben in zwei Kategorien zu unterteilen: einerseits operative Aufgaben, die sich wiederholende oder anspruchslose Tätigkeiten beinhalten, und andererseits inhaltliche Aufgaben, die mehr Reflexion und Kreativität erfordern.

Anstatt also Ihre Fähigkeit in Frage zu stellen, die Zeit so zu komprimieren, dass sie Ihren eigenen Bedürfnissen entspricht, fragen Sie sich, warum Ihnen die besten Ideen immer – und zwar ständig – unter der Dusche und nicht in Besprechungen kommen. ? Aber weil, liebe Damen und Herren, weil wir Menschen, so sehr wir es auch ablehnen mögen, ein langsames Gehirn haben.

Diese großartigen, langsamen Gehirne bergen jedoch noch viele andere Vorzüge: Sie verfügen über die außergewöhnliche Fähigkeit, sich ohne Ihr bewusstes Zutun weiterzubewegen. Das passiert, wenn eine brillante Idee Pop! während Sie sich reichlich mit Ushuaïa Nature einschäumen. Nutzen Sie also diese unglaubliche Fähigkeit, einen Teil Ihrer Grundaufgaben an Ihr Unterbewusstsein zu delegieren. Vertrauen Sie Ihrem Gehirn!

Priorisierungsraster: Loslassen, um besser organisiert zu werden

Nachdem dies gesagt ist, konzentrieren wir uns nun auf die Aufgaben, die in Ihren unmittelbaren Fokusbereich fallen. Zwei Arten von Priorisierungsrastern können Ihnen dabei helfen, Ihr Zeitmanagement zu verbessern: die Eisenhower-Matrix und die 9-Boxen-Matrix.

Ein Tool wie die Eisenhower-Matrix hilft Ihnen, Ihre To-Do-Liste etwas relevanter zu strukturieren. Der Hauptnachteil besteht jedoch darin, dass Sie Ihre Aufgaben nicht nach Komplexität und Aufwand kategorisieren können.

Im Gegensatz dazu kombiniert die 9-Boxen-Matrix mehrere Kriterien, einschließlich der Auswirkung und des Schwierigkeitsgrads jeder Aufgabe, lässt jedoch das für die Eisenhower-Matrix zentrale Paradigma „Dringlichkeit/Wichtigkeit“ außer Acht.

Sie können diese beiden Systeme mit Ihrer hervorragenden Kenntnis Ihres eigenen Rhythmus kombinieren: Der Mensch ist zyklisch und kann von 9 bis 17 Uhr nicht zu 100 % arbeiten, mit einer Pause zwischen 12 und 13 Uhr. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Sie ab 14 Uhr, wenn alle Ihre Kollegen in die aktive Verdauungsphase eintreten, effizienter sind, priorisieren Sie zu diesem Zeitpunkt die Erledigung der anspruchsvollsten Aufgaben in Ihrem Quadranten 1.

Wir empfehlen, die Eisenhower-Matrix nur im Notfall zu verwenden oder wenn Sie wirklich langsam und minimalistisch arbeiten möchten. Auf diesen Punkt werden wir gleich noch zurückkommen.

Foglietto eignet sich besonders gut für den Einsatz in einem Priorisierungsraster. Es ermöglicht Ihnen ein vollständig modulares und stets übersichtliches Raster: Haben Sie eine Ihrer Aufgaben erledigt? Ordnen Sie Ihre Karten einfach neu, indem Sie Ihre neuen Prioritäten definieren.

Pomodoro-Methode, wenn die Tomate die Kartoffel ergibt

Die Pomodoro-Methode ist eine Ende der 1980er Jahre vom italienischen Berater Francesco Cirillo entwickelte Zeitmanagementmethode. Das interessante Konzept basiert auf dem Prinzip, dass unsere Aufmerksamkeitsspanne begrenzt ist und schlägt daher vor, unseren Zeitplan eher an diese anzupassen als umgekehrt , was ganz der Philosophie von Foglietto entspricht. Pomodoro bedeutet auf Italienisch „Tomate“ und bezieht sich auf den tomatenförmigen Timer, mit dem Cirillo die Methode entwickelt hat.

Das Konzept ist ganz einfach: Die Pomodoro-Methode fordert Sie dazu auf, Ihre Arbeitszeit in 25-Minuten-Blöcke, sogenannte „Pomodoro“, aufzuteilen und kurze Pausen von jeweils fünf Minuten einzulegen. Gönnen Sie sich alle vier Pomodoros eine längere Pause von 15 Minuten.

Diese Methode erfordert jedoch eine gute Vorbereitung und birgt die Gefahr, dass das Gegenteil der erwarteten Wirkung erzielt wird: Sie müssen Ihre Aufgaben daher sorgfältig identifizieren und sie in kurzer Zeit in leicht erreichbare Blöcke aufteilen. Es eignet sich gut für operative und reine Führungsaufgaben, eignet sich jedoch nicht für kreative Tätigkeiten. Wir empfehlen Ihnen außerdem, es mit Priorisierungsrastern zu kombinieren, um wichtigere Aufgaben nicht zugunsten „kleiner“, schnell zu erledigender Aufgaben zu vernachlässigen.

Stoppen! Zurückspulen. Spielen.​

Wenn Sie dort ankommen, halten wir Sie sofort an: STOP! Wir können Sie bereits dort sehen, voller Begeisterung, wie Sie davon träumen, ein Zeitmanagement-Meister zu werden, wie Sie sich die Eisenhower-Matrix Ihrer Träume vorstellen, wie Sie 12 Alarme auf Ihrem Telefon einstellen, um wie ein echter Pizzabäcker mit Pomodori zu jonglieren … Stopp, Stopp, Stopp.

Lassen Sie mich nicht missverstehen : Das Wunderrezept gibt es nicht und das Universalrezept schon gar nicht. Mit unserem cleveren Artikeltitel „Aufschub vs. Motivation: So verwalten Sie Ihre Zeit besser“ haben wir Ihnen jedoch eindeutig einen Traum verkauft. Kurzum: Wir versprechen Ihnen den Schlüssel zum Erfolg! Außer, dass niemand jemals mit den falschen Werkzeugen Erfolg hatte.

Gehen wir also zwei Minuten zurück: Werfen Sie einen Blick auf Ihre aktuellen Büro- und Organisationstools und nehmen Sie sich dann ein paar Minuten Zeit, um eine Liste Ihrer tatsächlichen Organisationsbedürfnisse zu erstellen. Es hat keinen Sinn, das Maultier zu überladen, und auch wenn es eindeutig kein Notizbuch ist, das Sie zum nächsten Bill Gates macht, können Ihnen geeignete Organisationstools dennoch dabei helfen, auf dem Weg zum Erfolg zu bleiben. Erfolg. Wie bei allem ist es eine Frage der Mode (vermeiden) und des Gleichgewichts (finden).

Scheuen Sie sich auch nicht, neue Dinge auszuprobieren, vielleicht bei Projekten mit geringerem Einsatz, oder bestimmte Methoden oder Tools nur gelegentlich zu verwenden. Zu diesem Zweck laden wir Sie ein, unsere anderen Artikel zu diesem Thema zu lesen, insbesondere den Artikel zur Kanban-Methode oder zur flexiblen Planung Ihres Jahres.

Das Pareto-Prinzip oder Minimalismus als Organisationssystem

Getreu unserem Motto verlassen wir uns erneut auf den Geist eines italienischen Gelehrten, der Sie über Ihre Arbeitsgewohnheiten aufklärt. Vilfredo Pareto ist der Begründer des Pareto-Prinzips, wonach 80 % der Wirkungen das Produkt von 20 % der Ursachen sind. Dieses Prinzip wird seitdem weithin beobachtet und in verschiedenen Bereichen angewendet, von der Bestandsverwaltung bis hin zu SEO und Zeitmanagement.

In diesem letzten Bereich gilt das Pareto-Prinzip auf der Grundlage einer einfachen Beobachtung: Wir neigen dazu, die Zeit zu unterschätzen, die wir zur Erledigung unserer Aufgaben benötigen, da 20 % davon 80 % unserer Zeit in Anspruch nehmen. Er lädt uns daher ein, eine Liste aller unserer wesentlichen Aktivitäten zu erstellen: Essen, Schlafen, auf unsere Kinder aufpassen, auf E-Mails unserer Kunden antworten, Zeitung lesen, Spaß haben usw. und realistisch einzuschätzen – hier liegt das Problem – wie viel Zeit dafür benötigt wird. Die Anzahl der verbleibenden Stunden ist für jeden von uns unterschiedlich. Von dort aus können Sie diese Methode mit einem Priorisierungsraster kombinieren, um wichtige Aufgaben zu definieren, die Sie in die verbleibenden Stunden Ihres Tages einbauen können.

Der Prozess selbst wird Zeit brauchen, und ich betrachte ihn nicht nur als eine Methode des Zeitmanagements, sondern vielmehr als eine gesunde Herangehensweise an unsere Beziehung zu ihm und zu unserer Arbeit. Beachten Sie, dass neben dem Aufschieben unser größter Feind beim Zeitmanagement unser Wunsch nach Perfektion ist, der schnell kontraproduktiv wird. Aber darüber werden wir in einer zukünftigen Folge noch einmal sprechen!

Die Zeit ist unser bester Feind

Zeit nehmen, Zeit verschwenden, Zeit sparen... Das alles ist nicht unbedingt so unterschiedlich. Der Schlüssel liegt darin, realistische Erwartungen zu haben, auch an uns selbst, und uns die Atempause zu gönnen, die für die ordnungsgemäße Funktion unseres Gehirns unerlässlich ist. Vergessen wir jedoch nie, dass die Zeit ein unveränderliches Datum in dieser großen Gleichung des Lebens ist (aahhh…). Worüber wir als Menschen wirklich Macht haben, ist die Beziehung, die wir zu ihr pflegen. . Der beste Rat, den wir Ihnen geben können, ist, mit der Zeit statt gegen die Zeit zu arbeiten. Und um diese gesunde Beziehung mit der Zeit aufzubauen, ist es kein Geheimnis: Manchmal muss man auch den Verlust dieser Beziehung in Kauf nehmen.