Les mots « management visuel » font souvent peur. Trop sérieux, trop rébarbatifs, nous avons du mal à les imaginer s’appliquer en dehors des bureaux d’une grande entreprise. La réalité qui se cache derrière ces mots est pourtant on ne peut plus simple et universelle. Elle peut se résumer à ce vieil adage : un dessin vaut mieux que mille mots. La vue est en effet, de nos cinq sens, celui à travers lequel nous traitons le plus rapidement la plus grande quantité d’informations. La facilitation visuelle (que nous préférons au terme de management visuel) est d’ailleurs déjà présente dans la grande majorité de nos activités quotidiennes, sans même que nous le réalisions. Prenons par exemple les transports. Nous savons très bien qu’une ligne continue tracée sur la route signifie que nous ne pouvons pas doubler, tandis qu’une ligne discontinue nous y autorise. Nul besoin d’une pancarte qui nous averti, en toutes lettres : « vous pouvez à présent doubler sur 200 mètres ». La facilitation visuelle est donc parfois aussi simple que ça ! Nous avons ici sélectionné cinq outils de facilitation visuelle, tous très simples à mettre en place et avec des effets rapides et concrets sur votre organisation quotidienne.

1. Maintenir sa motivation : le compte à rebours (aka le b.a -ba de la facilitation visuelle)

Ne sous-estimez pas le pouvoir d’un simple petit foglietti ! Le compte à rebours, placé de façon bien visible, est un excellent moyen de ne pas perdre de vue son objectif final et donc de donner du sens aux petites tâches de votre quotidien.

Choisissez la prochaine grande étape de votre projet, la fin de votre projet en cours, un rendez-vous important que vous devrez préparer à l’avance ou simplement la date du lancement d’un projet sur lequel vous travaillez. 

Placez-le à un endroit facilement accessible, où vous le verrez chaque jour, idéalement proche de votre poste de travail ou dans un endroit commun si vous travaillez en équipe. Le fait de devoir changer manuellement la date chaque jour vous aidera à prendre conscience du temps qui passe et des progrès réalisés (ou du retard pris !) et donc à maintenir votre niveau de motivation.

Pensez également à bien noter le nom de l’échéance, sur votre foglietti ou à côté. Le simple fait de la lire chaque jour vous aidera à ne pas la perdre de vue.

2. Limiter les risques : l’araignée de la dépendance

Visualiser les échéances pour avancer plus sereinement vers elles, c’est bien, mais réussir à limiter les risques de retard pour augmenter nos chances de respecter cette échéance, c’est encore mieux. Pour y parvenir, nous vous conseillons d’essayer l’exercice de l’araignée de la dépendance.

L’araignée de la dépendance vous aide à visualiser les personnes ou groupes de personnes dont vous dépendez pour mener à bien vos projets. Il peut s’agir de fournisseurs, de collègues, d’un client qui doit vous envoyer sa commande ou même de votre supérieur hiérarchique dont la validation se fait attendre.

Dessinez au milieu vous ou votre équipe et, tout autour de vous, tous les groupes de personnes avec lequel vous êtes en lien dans le cadre de votre travail. Essayez d’être assez spécifiques. Par exemple, dans le cas de fournisseurs, ne mettez pas simplement un groupe « fournisseurs » mais dessinez un groupe pour chaque fournisseur. Reliez toutes ces sources de dépendance au centre de votre araignée (c’est-à-dire à vous). Dans l’idéal, et pour maximiser l’effet visuel, ne rédigez pas uniquement les noms, mais associez à ceux-ci des symboles, des photos ou des avatars représentant ces groupes.

Au quotidien, dès que l’un de ces groupes bloque votre progrès ou vous force à attendre, placez un foglietti sur la ligne vous reliant. Sur celui-ci, décrivez clairement et simplement la raison du blocage et ses conséquences, notez également le nom du groupe à l’origine du blocage ainsi que sa date de début. Dès que le blocage est résolu, inscrivez sur le foglietti correspondant sa date de résolution.

Mettez à jour quotidiennement votre araignée de la dépendance. Vous pouvez décider de la maintenir en place pendant tout un projet ou bien sur une période déterminée, par exemple un trimestre, afin de faire une analyse de vos sources de dépendance. À la fin de la période choisie, photographiez votre araignée et récupérez tous vos foglietti de blocages. Analysez-les, seul.e ou en équipe, et, pour chacun, essayez de voir comment le blocage aurait pu être évité ou raccourci. Si les blocages sont récurrents et supérieurs dans un groupe, il faudra peut-être creuser un peu plus loin…

3. Mieux gérer son temps : les jauges d’interruption

Dans le même esprit, vous pouvez surveiller et analyser les interruptions auxquelles vous devez faire face quotidiennement grâce aux jauges d’interruptions. Cet exercice vous permettra d’identifier vos sources réelles d’interruption et de transformer un possible ressenti envers un collègue, un client ou un fournisseur en des données concrètes qui vous permettront d’initier avec lui un véritable changement.

Nous vous proposons ici deux façons de faire. L’une plus simple et concise, l’autre plus riche et documentée. À vous de juger celle qui convient le mieux à votre situation. Dessinez sur des foglietti ou sur un mur (dans ce cas à l’aide de masking tape) des « jauges » correspondant chacune à une source d’interruption. À chaque fois que l’une de ces sources vous interrompt dans votre travail, remplissez un foglietto décrivant de façon claire et concise l’interruption et ses conséquences et placez-le dans votre jauge ou coloriez un cran de votre jauge.

Fixez-vous soit une limite temporelle (par exemple : « j’analyserai ces informations le 30 du mois ») ou un seuil maximal d’interruptions (par exemple : « j’analyserai ces informations dès qu’une jauge aura atteint 5 interruptions »), puis analysez les interruptions. Essayez là aussi d’y trouver des solutions et proposez-les à votre interlocuteur. Débuter l’échange sur des faits concrets que vous aurez répertoriez plutôt que sur un ressenti, par nature subjectif et chargé en émotions, sera plus constructif et mieux accepté par votre interlocuteur. 

4. Mieux gérer son stress : le baromètre du stress

Un autre outil de facilitation visuelle qui vous permettra de désamorcer à l’avance des discussions ou des situations potentiellement houleuses ou sensibles, est le baromètre du stress. Comme toutes les autres astuces présentées dans cet article, ce baromètre peut être utilisé aussi bien que vous travailliez seul.e ou en équipe.

Pour le réaliser, prenez quatre foglietti de quatre couleurs différentes. Définissez, selon vos propres termes, quatre niveaux de stress/zénitude que vous êtes susceptibles d’expérimenter. Écrivez chaque niveau sur un foglietto, selon le code couleur qui vous parlera le plus. Si vous vous sentez d’humeur créative, n’hésitez pas à ajouter des dessins qui parleront d’eux-mêmes.

Assemblez ensuite ces foglietti les uns aux autres à l’aide de masking tape. Suspendez enfin cette jolie ribambelle d’humeurs sur un mur, idéalement à l’entrée de votre bureau. Chaque matin, en arrivant au bureau, indiquez à vos visiteurs votre niveau de stress du jour en déplaçant un petit clip sur le foglietti correspondant. 

Si vous travaillez en équipe, cela constituera l’occasion de prendre une minute en début de journée pour prendre connaissance de l’état d’esprit de chacun.e et de vous aligner les uns aux autres. Tandis que si vous travaillez seul.e, ce bref moment d’introspection vous donnera l’occasion de prendre conscience de votre état d’esprit et, le cas échéant, d’y remédier (par exemple en étant un peu plus tolérant.e avec vous-même ce jour-là) ou d’adapter vos tâches du jour en conséquence. Réservez ainsi des activités plus sociales, par exemple comme des rendez-vous clients, à des jours où vous êtes plus zen !

Bonus : l’un des grands avantages des fiches Foglietto par rapport aux Post-it et aux carnets est que vous pouvez imprimer sur vos fiches. Nous vous montrons ici comment.

5. Booster sa confiance en soi : l’objectif du jour, ou la facilitation visuelle bienveillante

Simple mais efficace : prenez le temps de définir en début de journée une chose que vous souhaitez accomplir aujourd’hui, puis notez-la sur un foglietto que vous garderez bien visible toute la journée. 

Le but n’est pas d’être ambitieux, mais de booster votre confiance en vous en vous aidant à prendre conscience de vos accomplissements. À cet effet, ne jetez surtout pas vos foglietti quotidiens, mais conservez-les précieusement, et ressortez-les ponctuellement pour faire un bilan.

Laissez-vous guider par votre fibre créative et réalisez des posters de vos plus beaux accomplissements du mois, en regroupant ensemble tous vos objectifs quotidiens. Affichez-le quelque part et, dès que vous sentez votre motivation et votre estime marquer le pas, admirez-le et savourez le chemin parcouru.

En résumé...

La facilitation visuelle est faite pour tout le monde, que l’on soit salarié, entrepreneur, à la tête d’une multinationale ou de sa propre petite entreprise. C’est une façon claire et simple de communiquer et de comprendre une information, mais aussi d’analyser une situation. 

De par ses couleurs, ses différents motifs, son petit format, sa robustesse et son caractère modulable et 100 % flexible, Foglietto est l’outil idéal pour vous lancer dans la facilitation visuelle. Sachez que le but ultime de la facilitation visuelle est de vous faciliter la vie, vous pouvez donc vous sentir entièrement libres d’imaginer vos propres outils, de les tester et d’expérimenter afin de trouver ceux qui correspondront le mieux à votre situation et à vos besoins.

Beaucoup d’autres méthodes existent, l’une des plus connues (et des plus riches) étant la méthode Kanban. Vous pouvez d’ailleurs retrouver notre article « Comment réaliser votre mur Kanban en 5 étapes » ici. 

*Une partie des outils de facilitation visuelle présentés ici sont inspirés des méthodes du coach agile Jimmy Janlén.