Vous êtes perdu.e dans le prévisionnel d’un projet ? Vous souhaitez suivre votre budget de manière plus efficace ? Le management visuel est fait pour vous ! Que vous soyez chef d’équipe, chargé.e de projet, freelance ou simplement à la recherche d’un moyen de mieux gérer vos dépenses, cette méthode de travail est là pour vous faciliter la vie. 

Pourquoi gérer un budget via le management visuel  ?

Nous l’avons déjà évoqué, privilégier les outils visuels peut vous faire gagner énormément de temps et de charge mentale. Les avancées et les suivis de diverses étapes sont ainsi plus facilement identifiables et compréhensibles à l’œil. Quand on travaille en équipe, c’est aussi l’occasion de communiquer plus simplement, sans superflu et en faisant appel à la mémoire visuelle de chacun.e.

Dans le cadre de la gestion de budget, c’est peu ou prou la même chose. L’idée est de simplifier la compréhension d’un historique et d’un prévisionnel en un coup d’œil. Gagne-t-on de l’argent ? En perd-t-on ? Avait-on bien identifié les périodes de dépenses et de rentrées d’argent ? Quelles sont les coûts fixes, ou encore, peut-on économiser ?

Avec le management visuel, tout est plus simple pour faire ses comptes ! En matérialisant ces données sur un support, vous pourrez effectuer un pilotage rapide, corriger vos erreurs en cours de route ou mieux analyser ce qui a marché ou non.

Cela permet également de visualiser les dépenses ou les évolutions sur une année et de planifier les rentrées ou sorties d’argent. Ainsi, vous pourrez aborder plus sereinement l’année, que ce soit au niveau financier (“ai-je assez pour investir” ou “dois-je faire attention avec mes futures dépenses”) ou des ressources humaines (“tel service a été suffisamment rentable cette année, pourquoi ne pas embaucher une personne supplémentaire ?”).

Bref, gérer son budget grâce à au management visuel, c’est gagner du temps et être rapidement réactif en cas de soucis pour s’améliorer continuellement et se projeter.

Étape 1 : déterminer le budget à piloter (Quoi ?)

L’idée principale est simple : condenser et simplifier les grands évènements financiers pour analyser rapidement si on est bénéficiaire ou déficitaire.

Pour cela, vous pouvez choisir quel type de budget vous souhaitez piloter :

• un budget pour un projet particulier (lancement d’une gamme, création d’un produit ou d’un site),
• un budget plus global (sur une activité par exemple, un service, un poste de dépense ou un pôle),
• ou plus simplement les entrées et sorties de la trésorerie de sa société.

Évidemment, plus les variables sont nombreuses, plus il faudra trouver un moyen de faciliter la lecture de votre board.

Étape 2 : choisir sa durée d’exercice (Quand ?)

Par jour, par semaine, par trimestre ou par mois, il est important de bien choisir votre filtre de suivi, qui conditionnera ensuite la forme de votre tableau. 

Dans un milieu professionnel, on parle surtout en trimestre ou en exercice comptable, afin de répercuter les retards de facturation et de paiement. L’idée, c’est d’avoir son suivi financier sur un papier ou une fiche de notes puis de faire le bilan de chaque mois écoulé pour le retranscrire sur son tableau.

Étape 3 : configurer son plan de suivi (Comment ?)

Vous pouvez opter pour une version visuelle, mais détaillée.

• Prenez un mur blanc que vous diviserez en 12 colonnes ou cases à l’aide de masking tape, correspondant à chaque mois. À ces colonnes, vous pouvez ajouter des lignes si vous souhaitez gérer plusieurs postes de dépenses en même temps. L’essentiel, c’est qu’il reste lisible.

• En parallèle, prenez une fiche de notes et relevez les entrées et sorties d’argent à chaque mois. Dans le cadre d’une activité/projet soumis à la saisonnalité ou à des hautes et basses périodes, choisissez des fiches colorées pour les identifier facilement: des fiches bleues pour l’hiver et jaunes pour l’été par exemple, vous pourrez ainsi avoir une meilleure idée du début et de la fin des périodes saisonnières pour votre activité. Pour effectuer un suivi régulier des dépenses “volatiles” (tickets de caisse, facture), rangez-les dans un organiseur à intercalaire. Vous pourrez ainsi trier vos justificatifs par type de dépenses, semaines, etc. et les identifier plus facilement.
• À la fin du mois terminé, effectuez une balance pour savoir si vous avez été rentable ou non.  Ensuite, épinglez votre fiche dans la case du mois correspondant et catégorisez-la selon son seuil de rentabilité, grâce à un code visuel comme des stickers, un symbole au marqueur ou même des aimants multicolores. Aimant vert, mois rentable, jaune, équilibré et rouge, déficitaire par exemple !

En prenant un peu de recul, vous pourrez ainsi obtenir l’état global de votre suivi de budget grâce à cette méthodologie visuelle simple et organisée.

Ainsi, dans le cadre d’un suivi de projet professionnel, toute l’équipe a une vision globale de la santé financière du projet. Ce comportement collaboratif évitera de nombreuses questions et pourra même pousser la proactivité et la motivation de votre équipe.

Gérer son budget avec le management visuel : les outils

Vous souhaitez vous lancer dans le management visuel pour mieux gérer vos projets ou vos finances ? Foglietto vous propose kits et outils indispensables pour vous lancer :

• le kit “Méthode Kanban” pour personnaliser votre mur, 
• des fiches personnalisables selon vos envies ou besoins, 
• ou encore nos mini-tutos pour pousser vos différents suivis encore plus loin.

Vous pourrez ainsi vous lancer dans une gestion de budget matérialisée  et efficace ! Pour encore plus de choix et d’outils de papeterie, direction notre boutique en ligne. Et pour en savoir plus sur le management visuel, suivez le guide Foglietto.