La méthode Kanban est une méthode agile de management visuel. Très utilisée dans le milieu du développement informatique, elle peut s’adapter à tous types de projet, qu’ils soient personnels ou professionnels, individuels ou collaboratifs. Vous pouvez ainsi créer un mur Kanban pour répartir les tâches domestiques au sein de votre famille ou de votre coloc’, pour créer une entreprise, organiser un événement ou lancer un nouveau produit voire même tout ça à la fois !

Extrêmement simple à mettre en place, évolutif, collaboratif… Les avantages du mur Kanban sont nombreux. Chez Foglietto, nous l’avons d’ailleurs adopté depuis longtemps, aussi bien pour notre gestion quotidienne que pour nos objectifs à long terme.

L’article qui suit a pour objectif de vous dresser un portrait non exhaustif de toutes les possibilités offertes par la méthode Kanban. À vous ensuite de vous les approprier selon ce qui vous semble le plus pertinent pour votre projet. Les étapes 1 et 2 permettent de réaliser un mur Kanban de base. Les étapes suivantes sont optionnelles, selon l’usage que vous souhaitez en faire. À chaque étape, nous vous donnons nos petits tips pour l’utiliser au mieux avec Foglietto. Andiamo!

Étape 1 - Définir toutes les actions à réaliser

Cette première étape est on ne peut plus simple ! Prenez votre bloc-notes de fiches Foglietto et notez une action à réaliser sur chaque fiche. Vous pouvez rentrer dans différents niveaux de détails, mais afin de ne pas vous retrouver ensevelis•es et submergés•es de fiches, nous vous conseillons de noter une action principale par fiche, que vous détaillerez ensuite sur la même fiche. Dans l’idéal, chaque fiche doit représenter au maximum une journée de travail.

Mettons que vous devez par exemple réaliser un article pour votre blog ou le blog de votre entreprise. Notez sur une fiche “Publier un article” puis, sur la même fiche, détaillez toutes les sous-actions nécessaires pour réaliser cette action : définir le sujet, faire des recherches, rédiger le texte, réaliser les visuels, mettre en forme, etc. Cela vous permettra de voir encore mieux vos actions.

Enfin, soyez le plus exhaustif possible, c’est ce qui vous permettra de vous rendre compte de votre charge de travail et de la répartir au mieux dans les étapes suivantes.

💡 Vous pouvez utiliser un code couleur en choisissant pour chaque couleur de fiche Foglietto ou pour chaque couleur de masking tape (voir étape suivante), un niveau de priorité, un aspect de votre projet, un projet en particulier si vous utilisez un seul mur Kanban pour en gérer plusieurs à la fois ou encore une personne si vous utilisez votre mur Kanban de façon collaborative.

Étape 2 - Construire la structure de son mur Kanban

La première étape faisait appel à votre sens de l’anticipation et de la projection. Cette deuxième étape vous invite quant à elle à faire usage de votre imagination et à vos capacités d’analyse.

Vous allez devoir définir, à partir des actions listées dans l’étape 1, la structure la plus adaptée à votre projet et à votre situation. Ici différentes options s’offrent à vous. Un mur Kanban associe généralement une progression chronologique (colonnes) avec une répartition des tâches par équipes, projets ou activités (lignes), mais son grand avantage est la flexibilité de ce modèle que vous pouvez adapter à vos besoins et faire évoluer au fur et à mesure de l’avancée de votre projet.

Nous vous conseillons de débuter votre mur Kanban avec une structure basique :

• Colonne 1 : actions “en attente”,
• Colonne 2 : actions “à faire” dans l’immédiat (par exemple, aujourd’hui ou dans la semaine),
• Colonne 3 : actions “en cours”,
• Colonne 4 : actions “faites”.

Puis, de l’adapter ensuite au fur et à mesure à vos besoins :

• Ajoutez une colonne “blocages”, pour toutes les actions sur lesquelles vous vous trouvés bloqués, que ce soit pour une raison externe (un client qui ne vous envoie pas les fichiers à temps) ou internes (manque d’inspiration !).
• Ajoutez une colonne “idées à explorer”.
• Si votre projet suit de lui-même une méthodologie à la chronologie clairement définie, comme c’est par exemple souvent le cas dans le milieu du développement informatique, vous pouvez adapter l’intitulé de vos colonnes à cette dernière. Les colonnes deviendront alors, dans l’ordre : analyse, développement, test, déploiement et maintenance.
• Utilisez les colonnes pour planifier votre projet sur plusieurs semaines, mois ou même années : dans ce cas, vous pouvez même créer des sous-colonnes “en attente”, “à faire”, “en cours”, “fait” au sein de chaque colonne semaines/mois ou années.
• Créez des lignes afin de répartir les actions entre plusieurs équipes,
• Ou créez des lignes afin de séparer les différents aspects de votre projet : conception, administratif, communication, etc. Vous pourrez ainsi identifier en un coup d’œil les aspects les plus exigeants de votre activité.

Les possibilités sont vastes et cette liste est loin d’être exhaustive. La meilleure chose à faire reste pour vous de tester différentes configurations afin de choisir celle qui vous convient le mieux.

Une fois que vous aurez choisi votre structure, tracez-la sur un mur à l’aide de masking tape. N’oubliez pas que vous pouvez écrire sur le masking tape, vous pouvez donc également l’utiliser pour nommer vos colonnes et lignes.

💡 Vous constaterez rapidement que certaines actions sont récurrentes. Reprenons notre exemple de l’étape 1. Notre fiche “Publier un article” a de fortes chances de revenir toutes les semaines ou tous les mois selon la fréquence de publication que vous vous êtes fixés•es. Une fois accomplie, ne la jetez donc pas ! Mais remettez-là dans la colonne “En attente”. À ce moment-là, nous vous conseillons également de définir au crayon à encre les sous-actions incontournables, telles que citées plus haut, et, au crayon de bois, de cocher si nécessaire les cases ou de rajouter des sous-actions spécifiques à l’article “à faire” ou “en cours”, comme par exemple “Contacter X pour l’interviewer”. Ici, Foglietto possède un avantage considérable par rapport à son cousin autoadhésif.

Étape 3 - Se fixer des contraintes

Jusqu’à présent, nous nous sommes projetés•es, nous avons rêvé, imaginé… Mais il va désormais être temps de revenir à la réalité et de faire preuve de prudence. Des petites astuces simples peuvent vous aider à faire de votre mur Kanban un outil de planification et de gestion particulièrement efficace.

Vous êtes probablement en ce moment dans une période calme, qui vous laisse le temps nécessaire à l’organisation et la projection ou, tout du moins, vous avez décidé de vous accorder ce temps. Profiter du recul que vous avez aujourd’hui sur votre activité afin de vous poser des limites claires qui vous aideront à garder le cap pendant les périodes plus tendues. Parmi celles-ci, vous pouvez par exemple définir :

• Une date d’échéance pour chaque action,
• Un flux maximum d’actions dans chaque colonne ou case, ce qui vous permettra de mieux vous répartir le travail dans le temps et/ou au sein de vos équipes,
• Un niveau de priorité pour chaque action,
• En cas de travail en équipe, un responsable/référent pour chaque action.

Ces contraintes clairement nommées et visibles de tous•tes permettent d’encourager un usage collaboratif en évitant les surcharges chez certaines équipes ou les goulots d’étranglements sur certaines activités. Vous pouvez les indiquer sur le masking tape qui sert à maintenir au mur chacune de vos fiches ou bien sur la fiche elle-même, en utilisant un crayon d’une couleur différente afin que ces contraintes soient bien visibles.

Étape 4 - Enrichir son mur Kanban grâce à un code couleur

Arrivés·es à cette étape, votre mur Kanban est déjà parfaitement fonctionnel et constitue déjà un bel outil de planification. Mais vous pouvez aller encore plus loin en le dotant de nouvelles fonctionnalités, notamment via un code couleur.

Vous pouvez ainsi faire de votre mur Kanban un lieu de ressources pour vous et votre équipe. Associez à certaines de vos fiches “actions” des fiches “informations”, “écueils à éviter” ou “pistes de réflexion” au fur et à mesure que les idées vous viennent. Vous pouvez les glisser sous les fiches “actions” concernées ou les classer dans une ligne à part afin de ne pas trop surcharger votre mur Kanban. Dans ce cas, n’hésitez pas à utiliser la fonction numérotation de vos fiches en attribuant un numéro à chaque fiche “action”, que vous reporterez sur les fiches “ressources” correspondantes.

💡 Vous avez déjà utilisé un code couleur sur vos fiches pour une autre fonctionnalité ? Pas de panique ! Utilisez votre code couleur de base pour vos fiches “ressources” et distinguez-les de vos fiches “actions” en utilisant simplement une couleur de masking tape différente ou, comme mentionné plus haut, en les plaçant dans une nouvelle ligne qui leur est dédiée.

Étape 5 - Travailler au quotidien avec votre mur Kanban et Foglietto

Voilà ! Votre mur Kanban est fin prêt ! Mais ne pensez pas que l’histoire se termine ici. Elle ne vient, au contraire, que de commencer. Afin que votre mur Kanban garde tout son intérêt, il va maintenant falloir le faire vivre sur le même tempo que votre projet.

Notre conseil ? Prenez quelques minutes chaque matin afin d’observer votre mur et de définir quelles seront vos actions de la journée. Reportez-les sur une fiche “to-do” que vous conserverez sur vous toute la journée. Si votre mur n’est pas au même endroit que votre lieu de travail (c’est le cas pour nous : notre bureau partagé ne nous permet pas de nous étaler autant !), n’hésitez pas à décrocher les fiches concernant votre journée, qu’il s’agisse de fiches “ressources” ou de fiches “actions”, et à les emmener avec vous, par exemple grâce à nos chemises Kanban.

Si vous en avez l’opportunité, prenez également quelques minutes le soir afin de mettre à jour votre mur en fonction de vos accomplissements de la journée. C’est gratifiant, et ça vous permet de commencer la journée du lendemain avec une vision claire d’où vous en êtes !

💡 La boîte de rangement Archivio pourra également vous être utile au jour le jour : certaines fiches terminées pourront en effet peut-être vous servir à nouveau, que ce soit pour garder une mémoire de votre travail ou simplement parce que ces actions sont récurrentes. Afin d’éviter de surcharger votre mur en gardant ces fiches affichées dans un coin, rangez-les dans votre boîte d'archivage. Utilisez les fiches intercalaires pour mieux les trier. Si vous ne disposez pas d’un grand espace sur lequel réaliser votre mur, il est même possible de transposer certaines colonnes directement dans votre boîte, c’est par exemple particulièrement utile pour la colonne “en attente” ou “fait”.

Pour résumer, les 5 étapes pour réaliser un mur Kanban avec Foglietto sont :

1. Définir toutes les actions à réaliser,
2. Construire la structure de son Kanban,
3. Se fixer des contraintes,
4. Enrichir son mur grâce à un code couleur,
5. Travailler au quotidien avec votre mur Kanban et Foglietto.

Vous avez désormais toutes les cartes en mains… À vous de jouer ! Envoyez-nous des photos de vos murs Kanban par email à ciao@foglietto.fr ou directement sur notre page Instagram !