Dans la vie il y a deux types de personnes : celles qui font des to-do listes et les autres. Que vous fassiez déjà partie de la première catégorie ou que vous envisagiez sérieusement de rentrer dans le club des « to-doist », les conseils suivants pourront vous intéresser car qu’on se le dise, il y a to-do list et to-do list… !

Tout un monde sépare en effet le pense-bête griffonné sur un coin de feuille volante et la véritable liste d’actions qui vous aidera à maintenir le cap pendant toute la journée, voire même pendant des semaines et de mois. 

Il existe autant de to-do listes que de situations. Nous avons d’ailleurs souvent tendance à croire, à tort, que les to-do listes ne sont pas capables de s’adapter à des projets longs ou complexes, et qu’elles ne constituent qu’un petit appoint à notre organisation quotidienne. 

Les to-do listes ont pourtant de nombreux avantages, tels que booster notre motivation, nous aider à sortir la tête de l’eau, alléger notre charge mentale et organiser notre temps de façon réaliste et concrète. Elles ont aussi un potentiel non négligeable et certaines petites améliorations toutes simples peuvent vous permettre, avec un minimum d’efforts, de transformer votre to-do list classique en un véritable outil d’organisation.

1. Une bonne to-do list = mots + symboles + couleurs

En terme d’organisation, nous avons tendance à n’utiliser qu’un seul langage : celui des mots. Cependant, ce n’est pas toujours le plus adapté. Les outils que nous utilisons pour notre organisation doivent en effet pouvoir transmettre un maximum d’informations en un minimum de temps et d’efforts. 

Alors pourquoi ne pas profiter de la richesse du langage visuel ? Choisissez un code couleurs et des symboles qui vous permettront de communiquer en un signe l’équivalent de plusieurs mots. 

Vous pouvez ainsi par exemple choisir une to-do liste jaune pour vos activités professionnelles et une rose pour vos activités personnelles, écrire vos tâches prioritaires en rouge ou en symboliser l’importance à l’aide d’un pictogramme adapté.

2. Adoptez différentes échelles

Nous utilisons en grande majorité les to-do listes pour des tâches du quotidien, mais avancer au jour le jour présente certains inconvénients. Non des moindre, le risque de ne se retrouver qu’à gérer des urgences ou à ne pas parvenir à prioriser ses actions.

C’est pourquoi nous vous conseillons de partir de vos tâches les plus grandes, par exemple les projets que vous souhaiteriez avoir débutés – si ce n’est terminés – d’ici la fin de l’année. Notez-les sur une to-do list « 2021 ». 

Décomposez ensuite chacun de ces projets en plusieurs blocs, que vous répartirez au fil des mois. Choisissez ainsi une ou deux grandes tâches à accomplir chaque mois. Vous pouvez fixer, à chaque fin ou début de mois, un temps pour planifier le mois à venir en fonction des tâches mensuelles que vous souhaitez accomplir. Cela vous permettra de ne pas perdre de vue vos objectifs à moyen terme, tout en restant en contact avec la réalité du quotidien.

3. Décomposez vos objectifs en tâches

En parlant d’objectifs, savez-vous comment écrire vos to-do listes pour que celles-ci servent leur but premier, à savoir vous aider à faire (« to-do » en anglais) ?

Une to-do list n’est pas une liste de souhaits ou de bonnes résolutions. C’est, littéralement, une liste de choses à faire. Ne perdez pas cela de vue au moment de créer votre to-do liste. Chaque entrée doit correspondre à une action concrète, et non pas à un objectif.

Oubliez les formulations du type : « Terminer le dossier pour Patricia » et préférez-leur des actions moins vagues comme : « Relire le dossier pour Patricia » ou « Envoyer le dossier à Patricia ».

4. En terme de to-do list, la précision est la condition de l’action

Dans le même ordre d’idée, privilégiez la précision lorsque vous rédigez vos listes. Bien définir chacune des actions à accomplir dans votre journée ou votre semaine vous aidera à mieux gérer votre temps et à conserver une meilleure vision globale de vos projets.

N’hésitez pas à détailler vos tâches au maximum. Par exemple, au lieu de « Relire le dossier pour Patricia » vous pourriez écrire « Relire le dossier pour Patricia et intégrer toutes les corrections ». 

Penser à l’avance à toutes les actions qui sous-tendent chacune de vos tâches vous permettra d’avoir une meilleure conscience du travail qui vous attends et donc d’avoir des attentes plus réalistes envers vous-même et ainsi d’éviter la frustration.

5. Estimez le temps nécessaire

Si vous deviez ne choisir qu’un seul conseil à appliquer dans ce guide, il s’agirait de celui-ci : estimez le temps nécessaire à chacune de vos tâches.

Indiquez ce temps à côté de chacune de vos tâches. Si vous avez choisi de rédiger une to-do liste pour votre journée, n’oubliez pas que celle-ci a un nombre d’heures limitées ! Cet exercice vous aidera à mieux gérer votre temps et à être plus réaliste et indulgent.e avec vous-même. 

Et pour ce faire, n’oubliez pas que nous passons en moyenne 30 % de notre temps à gérer des imprévus ! Prévoyez donc dans vos journées une partie du temps pour toutes vos tâches « quotidiennes » basiques, comme lire et répondre à vos mails, ainsi que pour tous les imprévus.

6. Votre to-do list doit aussi vous servir à prioriser et catégoriser

Connaissez-vous d’ailleurs la règle de l’organisation « 1, 3, 5 » ? Celle-ci stipule que nous devrions prévoir dans nos journées un maximum de 1 tâche principale, 3 tâches secondaires et 5 tâches rapides à effectuer.

Mais bien sûr, les règles sont aussi faites pour être contournées. Ce qu’il convient de retenir ici, c’est qu’il est essentiel de prioriser les actions à mener dans notre journée. Et pour que cela soit possible, il convient de ne pas se surcharger de tâches urgentes et importantes.

Si vous éprouvez des difficultés à prioriser, nous vous conseillons de consulter notre article sur la gestion du temps et de tester la méthode de la grille de priorisation qui y est présentée. Celle-ci vous permet de hiérarchiser vos tâches selon leurs degrés d’urgence et d’importance. Choisissez ensuite un code visuel simple pour vos tâches prioritaires.

7. Organisez votre to-do list selon votre rythme

Il convient ensuite d’adapter tout cela à votre propre rythme. Le matin n’est peut-être pas le moment de la journée où votre productivité est à son maximum. Vous réserverez alors les tâches les moins exigeantes à ce moment-là.

Selon une étude anglaise, il faudrait en moyenne 66 jours pour adopter une nouvelle habitude. La persévérance sera donc ici votre meilleure alliée ! S’il vous faudra certainement un temps d’adaptation, la stratégie sera cependant payante sur le long terme.

Au bout d’à peine plus de deux mois, vous saurez parfaitement estimer le temps nécessaire à chaque activité et aurez appris à quel moment votre énergie est la plus adaptée à tel type d’activité.

8. Prévoyez des récompenses et des temps de pause

En plus des imprévus et des activités quotidiennes dont nous avons parlé précédemment, il vous faudra penser à vous prévoir des temps de pause… et des récompenses ! 

Vous pouvez ainsi inclure à votre to-do liste, juste après votre tâche prioritaire, une récompense qui vous permettra de marquer une pause dans votre journée, avant d’entamer vos tâches secondaire, le coeur plus léger. 

9. Donnez-vous du temps : faites une to-do list à la semaine plutôt qu’à la journée

Même si ce sont les to-do listes que nous avons le plus l’habitude de faire, les to-do listes à la journée sont aussi les plus risquées. Nous avons en effet tendance à y concentrer un maximum d’activités sur un laps de temps relativement court.

Réaliser votre to-do list à la semaine plutôt qu’à la journée vous permettra de réduire le risque de vous retrouver avec une importante quantité de tâches non-effectuées à la fin de celle-ci. 

Plusieurs semaines seront probablement nécessaires avant que vous ne puissiez estimer précisément la quantité de temps à réserver à toutes vos activités quotidiennes (répondre à ses mails, etc.) et aux imprévus et donc réduire la quantité de tâches non-effectuées en fin de semaine.

Vous pouvez ainsi inclure à votre to-do liste, juste après votre tâche prioritaire, une récompense qui vous permettra de marquer une pause dans votre journée, avant d’entamer vos tâches secondaire, le coeur plus léger. 

10. Et si après votre to-do list, vous faisiez une « done list » ?

C’est bon pour le moral… et pour votre bilan ! Allez encore au-delà du plaisir de rayer chacune de vos tâches terminées et reportez celles-ci sur une « done list », littéralement, une « liste des choses faites ». 

En plus de donner un coup de boost à votre motivation, cette pratique pourra vous permettre de réaliser un bilan précis des actions que vous avez effectuées, par exemple chaque mois. Vous pourrez ainsi analyser le temps réellement consacré à chaque projet ou chaque activité.

Cette done-list pourra vous aider à faire des estimations plus précises, très utiles notamment si votre activité implique la réalisation de devis basés sur votre temps de travail.

En résumé...

Comment rédiger une to-do liste efficace ?

1. Utilisez des mots, un code couleurs et des symboles,
2. Faites des to-do listes à différentes échelles (année, mois, semaines…),
3. Décomposez vos objectifs en tâches,
4. Soyez précis,
5. Estimez le temps nécessaire à chaque tâche,
6. Priorisez et catégorisez vos tâches,
7. Organisez votre to-do list selon votre propre rythme,
8. Prévoyez des récompenses et des temps de pause,
9. Donnez-vous du temps : pensez à la semaine plutôt qu’à la journée,
10. Faites une “done list” !

Le pouvoir d’une to-do list rédigée avec soin est souvent sous-estimé. Cette simple « petite feuille de papier » peut en effet se révéler d’un grand secours dans nombre de situations ! Associée au côté modulable de Foglietto, vous pouvez l’intégrer pleinement à vos projets, par exemple grâce aux chemises organiseurs Kanban ou bien en utilisant le système de numérotation des fiches pour associer facilement des notes aux tâches que vous devez réaliser. En bref, la to-do list constitue une façon simple et efficace de mieux gérer son temps !