La fin de l'année approche et vous n'avez pas encore atteint tous les objectifs que vous vous étiez fixés pour 2019 ? Sueurs froides et palpitations ne vous quittent plus depuis la rentrée et vous allez à reculons au travail chaque matin ? Rassurez-vous, si vous n’avez plus que deux mois pour boucler votre to-do de l’année, cela signifie que vous allez devoir améliorer votre gestion du temps et donc développer votre sens des priorités, et ça, oui : c’est un mal pour un bien.

Gestion du temps, règle n°1 : chaque chose en son temps

Vous vous l’êtes forcément posée cette question, au cours des dernières semaines : n’aurais-je pas eu la folie des grandeurs ? Ces objectifs n’étaient-ils pas un peu trop ambitieux pour moi ? Oh, oh, oh. And so what? Rêver grand n’est pas un pêché d’orgueil, mais rêver grand doit toujours aller de paire avec planifier loin.

Si même Rome ne s’est pas construite en un jour, votre projet ne le sera certainement pas en trois. Commencez donc par tout remettre à plat et par sortir des limites calendaires, trimestrielles, annuelles… Rappelez-vous que chaque projet a sa propre temporalité et que plus celui-ci sera ambitieux ou sensible, plus vous devrez vous laisser le temps de le penser.

Passons le discours vu et revu sur le fait que notre société est devenue une société de l’immédiat et concentrons-nous sur l’essentiel (après tout, nous n’avons plus de temps à perdre !) : une réflexion, une vraie de vraie réflexion, doit immanquablement se construire sur un temps long. Commencez donc par distinguer vos missions et vos tâches sur deux lignes : d’un côté les tâches opérationnelles impliquant des actions répétitives ou peu exigeantes et d’un autre les tâches de fond qui sollicitent davantage la réflexion et la créativité.

Alors au lieu de remettre en cause vos capacités à compresser le temps pour le plier à vos propres besoins, demandez-vous plutôt pourquoi les meilleures idées vous viennent-elles tout le temps – tout le temps – sous la douche, et non pas en réunion ? Mais parce que, chères Mesdames et chers Messieurs, parce qu’autant que cela puisse nous déplaire, nous autres humains avons le cerveau lent.

Or ces magnifiques cerveaux lents recèlent bien d’autres atouts : ils ont la capacité extraordinaire de continuer à mouliner en dehors de toute action consciente de votre part. C’est cela qui se produit lorsqu’une idée de génie fait Pop! pendant que vous vous savonnez copieusement d’Ushuaïa Nature. Profitez donc de cette incroyable capacité pour déléguer une partie de vos tâches de fond à votre inconscient. Faites confiance à votre cerveau !

Les grilles de priorisations : lâcher prise pour mieux s’organiser​

Ceci étant dit, concentrons-nous à présent sur les tâches qui entrent dans votre domaine d’action immédiat. Deux types de grilles de priorisation peuvent vous aider à améliorer votre gestion du temps : la matrice d’Eisenhower et la matrice 9 cases.

Un outil comme la matrice d’Eisenhower vous aide à structurer votre to-do list de façon un peu plus pertinente. Toutefois, son inconvénient principal est qu’elle ne vous permet pas de catégoriser vos tâches selon leur complexité et l’effort qu’elles requièrent.

Au contraire, la matrice 9 cases combine quant à elle plusieurs critères dont l’impact et le niveau de difficulté de chaque tâche mais laisse de côté le paradigme urgent/important central à la matrice d’Eisenhower.

Vous pouvez combiner ces deux systèmes à votre excellente connaissance de votre propre rythme : l’être humain est cyclique et ne peut pas tourner à 100 % de 9 h à 17 h, avec une pause entre 12 h et 13 h. Si vous vous savez par exemple plus efficace à partir de 14 h, à l’heure où tous vos collègues commencent à entrer en phase de digestion active, privilégiez l’accomplissement des tâches les plus exigeantes de votre quadrant 1 à ce moment-là.

Nous vous conseillons d’utiliser la matrice Eisenhower uniquement en cas d’urgence ou si vous souhaitez véritablement adopter une approche slow et minimaliste du travail, point sur lequel nous reviendrons dans quelques minutes.

Foglietto se prête particulièrement bien à une utilisation en grille de priorisation. Il vous permet d’avoir une grille entièrement modulable et toujours claire : vous avez terminé l’une de vos tâches ? Réagencer simplement vos cartes en définissant vos nouvelles priorités.

La méthode Pomodoro est une méthode de gestion du temps développée par le consultant italien Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Le concept, intéressant, part du principe que notre temps d’attention est limité et propose donc d’adapter notre emploi du temps à celui-ci, plutôt que l’inverse, ce qui est tout à fait en lien avec la philosophie de Foglietto. Pomodoro signifie « tomate » en italien et fait référence au minuteur en forme de tomate avec lequel Cirillo a conçu la méthode.

Le concept est très simple : la méthode Pomodoro vous encourage à découper votre temps de travail en plages de 25 minutes, appelées « pomodoro », et entrecoupées de courtes pauses de cinq minutes. Accordez-vous une pause plus longue de 15 minutes tous les quatre pomodoro.

Cette méthode requiert cependant une bonne préparation, au risque d’avoir l’effet inverse de celui escompté : il vous faudra donc bien identifier vos tâches et les découper en briques aisément réalisables en un court laps de temps. Elle convient bien pour des tâches opérationnelles et de l’exécutif pur, mais ne se prête pas à une activité créative. Nous vous recommandons également de la combiner avec les grilles de priorisation afin de ne pas délaisser les tâches plus importantes au profit des « petites » tâches rapides à effectuer.

Stop ! Rewind. Play.​

Arrivés là, on vous arrête tout de suite : STOP ! On vous voit déjà, là, plein d’enthousiasme, à vous rêver en Maître•sse de la Gestion du Temps, à imaginer la matrice Eisenhower de vos rêves, à régler 12 alarmes sur votre téléphone pour jongler avec les pomodori comme un vrai pizzaiolo… Stop, stop, stop.

Don’t let me be misunderstood: la recette miracle n’existe pas et la recette universelle encore moins. On vous a pourtant clairement vendu du rêve avec notre titre d’article aux petits oignons : « Procrastination vs motivation : comment mieux gérer votre temps ». En somme, on vous fait miroiter la clé du succès ! Sauf que personne n’a jamais atteint le succès avec les mauvais outils.

Alors revenons en arrière de deux minutes : faites tabula rasa de votre bureau et de vos outils d’organisation actuels puis prenez quelques minutes pour dresser la liste de vos besoins réels en matière d’organisation. Cela ne sert à rien de trop charger la mule, et si ce n’est clairement pas un carnet de notes qui fera de vous le prochain Bill Gates, des outils d’organisation adaptés pourront cependant vous aidez à vous maintenir sur la voie de la réussite. Comme pour tout, c’est une question d’effet de mode (à éviter) et d’équilibre (à trouver).

N’ayez également pas peur de tester de nouvelles choses, peut-être sur des projets aux enjeux moins importants, ou de n’utiliser que de façon ponctuelle certaines méthodes ou outils. Pour cela, nous vous invitons à consulter nos autres articles en la matière, notamment celui sur la méthode Kanban ou sur la planification flexible de son année.

Le principe de Pareto ou le minimalisme fait système d'organisation​

Fidèles à nous-mêmes, nous allons une fois de plus nous en remettre à l’esprit d’un savant italien pour vous éclairer sur vos habitudes de travail. Vilfredo Pareto est à l’origine du principe de Pareto, selon lequel 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. Ce principe a depuis largement été constaté et appliqué dans différents domaines, de la gestion des stocks au SEO en passant par la gestion du temps.

Dans ce dernier domaine, le principe de Pareto s’applique sur la base d’un constat simple : nous avons tendance à sous-estimer le temps dont nous avons besoin pour accomplir nos tâches, l’idée étant que 20 % d’entre elles prennent 80 % de notre temps. Il nous invite donc à dresser la liste de toutes nos activités incompressibles : manger, dormir, s’occuper de nos enfants, répondre aux mails de nos clients, lire le journal, se divertir, etc. et d’estimer avec réalisme– c’est là que le bât blesse – le temps nécessaire pour chacune. Le nombre d’heures restantes est variable pour chacun d’entre nous. À partir de là, vous pouvez combiner cette méthode avec une grille de priorisation pour définir les tâches importantes que vous pouvez caser dans les heures restantes de votre journée.

La démarche vous prendra du temps en elle-même, et plus qu’une méthode de gestion du temps, je la considère davantage une approche saine de notre rapport à ce dernier, et à notre travail. À noter qu’outre la procrastination, notre plus grand ennemi en matière de gestion du temps est notre désir de perfection qui devient rapidement contre-productif. Mais de ça, nous en reparlerons dans un prochain épisode !

Le temps notre meilleur ennemi​

Prendre du temps, perdre du temps, gagner du temps... Tout cela n’est pas forcément si différent. La clé est d'avoir des attentes réalistes, y compris envers soi-même, et de s'aménager des temps de respiration indispensables au bon fonctionnement de notre cerveau. N’oublions cependant jamais que le temps est une donnée invariable dans cette grande équation qu’est la vie (aahhh…), ce sur quoi nous avons réellement un pouvoir en temps qu’êtres humains est le rapport que nous entretenons avec celui-ci. Travailler avec plutôt que contre le temps sera le meilleur conseil que nous pourrons vous donner. Et pour développer cette relation saine avec le temps, aucun secret : il vous faudra parfois accepter de le perdre.