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Réinventer l'agenda : 3 idées pour mettre en place mon agenda modulable

boîte archiovio foglietto avec des fiches et des fiches intercalaires classées par mois de l'année

Tous les ans, je m’offre un agenda. À chaque fois, je me promets d’être plus organisée dans mes rendez-vous, de tenir mes deadlines, d’optimiser mon temps. Et systématiquement, mon agenda fini dans un coin du bureau, oublié. Avant, j’en ressentais un peu de culpabilité. Désormais, je sais que ce n’est tout simplement pas la méthode qui me convient.

Que vous soyez dans la même situation, ou que vous ayez une toute autre problématique, nous vous proposons ici d’explorer plusieurs solutions pour changer de l’agenda traditionnel et opter pour une méthode plus agile et intuitive.

Un organiseur de bureau met en avant deux fiches : une pour l'organisation d'aujourd'hui et l'autre pour demain. A côté, une boite de rangement permet de conserver les fiches des journées passées et des journées à venir.

Pourquoi ai-je besoin d'un agenda ? 🧐

En premier lieu il vous faudra choisir le contexte dans lequel vous souhaitez utiliser votre agenda. Par exemple, un agenda professionnel ne sera pas le même pour un·e représentant·e de commerce, un·e formateur·trice ou un·e responsable des ressources humaines. Les méthodes diffèreront selon le contexte d’utilisation.

Voici quatre pistes pour démarrer :

Mon agenda pour la maison

Si vous avez besoin que votre agenda reste à un lieu bien défini, vous pouvez opter pour la boîte en carton Archivio, deux lots de six intercalaires et un organiseur de bureau en bois.

  •  Notez chaque mois de l’année sur un intercalaire.
  • Inscrivez vos rendez-vous et autres dates importantes sur les fiches et classez-les par mois dans votre jolie boîte Archivio.
  • Chaque jour, déposez votre fiche quotidienne sur votre organiseur de bureau afin de toujours avoir à disposition vos missions et priorités. Vous pouvez également y mettre votre fiche du lendemain afin d’avoir une idée de vos autres tâches à court terme.

💡 Gardez un suivi de vos humeurs pour chaque évènement en ajoutant un petit stickers émoji à côté de chaque note !

Je veux un agenda pour mes déplacements

Si vous êtes souvent en déplacement et que vous ne voulez pas être encombré·e, la pochette Busta, un bloc de fiches Completo ainsi qu’un lot de six intercalaires seront vos meilleurs alliés.

  • Inscrivez sur le recto des six intercalaires le nom des mois de Janvier à Juin, puis au verso ceux de Juillet à Décembre.
  • Glissez-les dans votre pochette Busta.
  • Ajoutez une trentaine de foglietti divers dans la pochette.
  • Lorsqu’un mois est achevé, passez l’intercalaire au fond de la pochette en le retournant pour que les mois s’enchainent naturellement !
Une pochette en cuir contient des fiches d'agenda. Des intercalaires viennent séparer les différents mois.

Je souhaite un agenda pour le bureau

Chez Foglietto, nous sommes depuis longtemps des adeptes de la méthode Kanban. Pour la mettre en place, vous aurez besoin de Masking tape, de stickers et d’un bloc de 120 fiches to-do liste. Cette technique s’utilise de manière murale. Nous avons rédigé un article tout spécialement pour cette méthode que vous pourrez retrouver ici afin de la mettre en place de manière optimale.

J’ai besoin d’un agenda pour les cours

Si vous cherchez un agenda tout en étant amené·e à vous déplacer avec du matériel, du type ordinateur, classeurs, documents, etc, nous avons créé la chemise Kanban. Cette méthode est très utile si vous avez besoin d’une vue large sur tous vos cours. Globalement, elle s’utilise de la même façon que le Kanban mural, mais dans une version plus condensée et surtout transportable. Pour mettre en place ce type d’agenda, il vous faudra bien sûr la chemise Kanban, mais aussi du Masking tape, et un bloc de 60 fiches to-do listes.

  • Choisissez un délai par face de chemise (par exemple Janvier, Février, Mars, Avril, ou bien semaine 1, semaine 2, semaine 3, semaine 4).
  • Découpez 4 morceaux de Masking tape et collez-les en haut de chaque partie de la chemise.
  • Définissez un code couleur.
  • Glissez vos fiches to-do listes dans les emplacements adaptés.

Il s’agit là bien sûr d’idées, et comme d’habitude avec Foglietto, tout est adaptable à vos besoins ! Vous pouvez utiliser la chemise Kanban pour le bureau, la pochette Busta pour les cours, et ainsi de suite. Ce qui compte est de trouver la méthode d’organisation qui vous convienne.

Une chemise permet de glisser facilement des fiches agenda. La chemise s'ouvre en 4 parties pour donner une vision large du planning.

Quel code couleur choisir pour mon agenda ? 🌈

Une fois le contexte d’utilisation établi et votre choix de support décidé, il vous faudra définir un code couleur. Encore une fois, il s’agit ici de pistes à explorer :

Un code couleur pour le travail en groupe

Dans le cas où vous seriez plusieurs à partager le même agenda (en famille, il est possible d’opter pour un système d’organisation où chaque membre a sa propre couleur). Ainsi vous n’aurez aucune difficulté à vous y retrouver.

Un code couleur pour la gestion de projets

Si vous êtes du genre à gérer plusieurs projets en même temps, vous pouvez choisir d’associer une couleur à chaque projet. Par exemple, si nous reprenons la problématique d’un agenda pour les cours, il s’agirait de choisir une couleur par matière.

Un code couleur pour organiser ma maison ou ma famille

Dans ce type de cas, il est possible de choisir un code couleur selon les différents aspects du quotidien, auquel cas les possibilités sont larges : la vie sociale (les sorties prévues, les vacances à organiser…), l’administratif, le programme des enfants (la sortie scolaire, l’anniversaire d’un copain de classe…), la gestion du ménage, et ainsi de suite.

Trouver un code couleur n’est pas l’étape la plus difficile, mais il est important de suivre son instinct : notre cerveau associe de lui-même une thématique à une couleur, et fait parfois des associations auxquelles vous n’auriez pas pensé de prime abord. Si vous vous rendez compte, après la troisième fiche, que vous vous êtes trompé de couleur, prenez le temps de les changer afin d’être le·a plus efficace possible sur le long terme.

Un tableau mural est divisé en plusieurs parties (A faire, fait, en cours). Des fiches de tâches à réaliser de différentes couleurs permettent de s'organiser.

Comment structurer mon agenda ? 📆 

Définir à l’avance la structure adéquate pour vos fiches vous permettra de gagner du temps et d’être plus efficace. C’est une étape qui doit être réfléchie afin de ne pas avoir à recommencer vos fiches et bouleverser toute votre organisation.

Une fiche par évènement

Si vous travaillez sur des tâches longues qui doivent être divisées en plusieurs actions, il peut être intéressant de choisir une fiche par évènement. Par exemple, si vous devez programmer une publication Instagram pour le travail, rédiger “Préparer le post Insta” ne sera pas adapté, puisqu’il faut prendre une photo, la retoucher, rédiger le texte, la programmer, etc . Il faudra découper la tâche en plusieurs morceaux. Dans ce cas là, les to-do listes seront les plus adaptées.

Une fiche par jour

Vous pouvez utiliser une fiche par jour si vous avez un grand nombre de rendez-vous. Dans ce cas, utiliser la face recto de votre fiche quotidienne pour la matinée et le verso pour l’après-midi. Cela vous permettra de garder assez de place sur la fiche pour ajouter des tâches à la dernière minute. N’oubliez pas de vous garder au moins une heure et demi par jour pour les imprévus et les rendez-vous qui durent plus longtemps que prévu ! Si vous choisissez d’utiliser une fiche par jour, les foglietti lignés Go With The Flow seront les plus adaptées : vous pouvez ainsi structurer votre journée par plages horaires.

Une fiche par semaine

Choisissez une fiche par semaine si vous n’avez que peu de rendez-vous ou de travaux à deadline précise. Ce format vous permet de mettre le lundi, le mardi et le mercredi sur la face recto de votre fiche et le jeudi, le vendredi, et le week-end sur le verso. Et comme d’habitude avec nos outils, vous pouvez tout ajuster si vous travaillez le samedi, enlever certains jours qui vous sont réservés, et ainsi de suite.

Il est important de ne pas vous obliger à garder systématiquement le même modèle de mise en page. Savoir lâcher prise sur l’organisation aide aussi à l’organisation ! Comme on dit chez Foglietto : Go With The Flow. L’avantage d’utiliser des fiches comme agenda est bien là : il est tout à fait possible d’ajuster vos structures de fiches. Votre mardi sera chargé, mais vous n’avez rien prévu le jeudi ? Doublez la surface du mardi et n’ajoutez pas de jeudi à votre semaine. Vous avez programmé un week-end en ville et votre journée est organisée à la minute près ? Ajoutez quelques fiches tout spécialement pour l’occasion ! L’objectif est d’être efficace tout en déchargeant votre esprit. Soyez indulgent·e avec vous-même.

Une personne présente trois fiches différentes : une fiche à carreaux pour un agenda semainier (lundi, mardi et mercredi sur le recto; mercredi, jeudi, vendredi, samedi et dimanche sur le verso). Une fiche lignée par jour, chaque ligne correspondant à une demie-heure de la journée. Et une fiche to-do liste par tâche, divisant la mission en plusieurs objectifs.

Bonus : Ajoutez de la douceur à votre quotidien ☀️

Vous pouvez ajouter à votre agenda quelques touches d’amore en y glissant ici et là quelques fiches “surprises” :

Ajoutez des affirmations positives

Rédigez quelques affirmations positives telles que “Tu es fort·e”, “Tu es intelligent·e”, “Tu es capable de réussir tout ce que tu désires” sur vos fiches et glissez-les au hasard dans votre agenda. Vous tomberez dessus quelques semaines plus tard.

Notez vos objectifs

Lorsque vous vous êtes fixé un objectif et une deadline pour l’accomplir, écrivez-le. Par exemple “As-tu réussi à aller courir un petit peu chaque jour ? Si oui : offre-toi un SPA. Si non : persévère, tu vas y arriver !”.

Rappelez-vous de votre parcours

Ecrivez sur une fiche où vous en êtes aujourd’hui et ce que vous espérez pour vous-même dans l’avenir. Placez la fiche tout au fond de votre agenda. Lorsque vous la retrouverez, prenez le temps de savourer le chemin parcouru.

Quelqu'un sort d'une boite agenda une fiche sur laquelle est écrit "Tu peux faire tout ce que tu désires".

Vous l’aurez compris : le plus difficile est d’identifier vos besoins à long terme. En quelques étapes vous pouvez mettre en place votre agenda modulable 100% personnalisable :

  • Identifiez le contexte d’utilisation de votre agenda ;
  • Choisissez le matériel le plus approprié à vos besoins (Archivio, Busta, Kanban…) ;
  • Déterminez un code couleur qui vous parle ;
  • Essayez divers formats de structure de fiches pour trouver celui qui vous correspond le mieux ;
  • Laissez-vous de la marge pour les imprévus ;
  • Offrez-vous un peu de self love en ajoutant des fiches à votre agenda !

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